ZALOGUJ SIĘ 
Podejmowanie decyzji w procesach biznesowych może wiązać się z licznymi trudnościami. Stres, zakres odpowiedzialności, monitorowanie efektów to jedynie ułamek z wielu elementów, które potrafią spędzić sen z powiek pracownikom organizacji. By temu zapobiec warto zastosować w firmie kodeks postępowania ITIL, którego zasady stosowane są jako przewodnie w pracy działów IT. Wykorzystując je w procesie decyzyjnym można liczyć na zwiększenie wydajności pracy i lepsze jej efekty. Poniżej znajdziesz 7 praktycznych porad podejmowania decyzji (ITIL 4).
Podejmowanie decyzji – aktualizacja zasad ITIL
Pomimo, że metodyka ITIL pojawiła się już w latach 80., to zasady przewodnie ITIL zostały opublikowane dopiero w 2016 roku. W lutym 2019 roku światło dzienne ujrzała aktualizacja ITIL do wersji 4. Nowe wydanie zostało poszerzone o dodatkowe elementy, które obecnie stanowią trzon architektury ITIL. Najważniejsze punkty to:
- zapewnienie wskazówek dla wszystkich aspektów pracy ITSM,
- zachęcanie do dobrego podejmowania decyzji,
- promowanie nieustannego doskonalenia na każdym poziomie rozwoju.
Zasady przewodnie zawierają skuteczne porady. Ich efektywność wzrasta przy ich łączeniu i kompleksowym podejściu do problemu. Odwołanie się do wszystkich zasad sprawdza się zarówno przy podejmowaniu decyzji, jak i przy planowaniu optymalizacji działań. Kierując się ITIL 4, weź pod uwagę nie tylko dobro procesu i firmy, ale także interes klientów oraz ogólny wpływ drogi, którą chcesz obrać. Aby zachować odpowiednią perspektywę, warto mieć pod ręką spis zasad i zaglądać do niego w razie potrzeby.
Zaktualizowane zasady przewodnie ITIL 4:
W ITIL 4 kierujemy się 7 zasadami przewodnimi w podejmowaniu decyzji. W stosunku do poprzednich wersji, lista jest krótsza, ale za to odnosi się do większej ilości podstaw.
1. Skupienie na wartościach
Wszystkie działania firmy powinny kreować wartość dodaną (dla użytkowników, partnerów, klientów i otoczenia). Dotyczy to zarówno aspektów materialnych (np. finanse), jak i niematerialnych (zadowolenie z produktu). Kluczem tej zasady jest doświadczenie użytkownika (zyskujący na popularności UX – User Experience) oraz doświadczenie klienta (CX – Customer Experience).
2. Start w miejscu, w którym jesteś
Nie warto ciągle zaczynać projektów od zera. Z długofalowej perspektywy, zazwyczaj bardziej opłacalne jest poddawanie aktualnego stanu ulepszeniom, niż budowanie go od początku. Takie podejście pozwala zachować dotychczasową, wypracowaną wartość, zaoszczędzić czas na stawianie nowych fundamentów oraz umożliwia ograniczenie zasobów w zespole w czasie zmian. Warto w tym wypadku wykorzystywać raporty i statystyki do weryfikacji własnych obserwacji i rozważanych decyzji.
3. Iteracja i feedback
Stare porzekadło mówi, by nie ciągnąć wszystkich srok za ogon. Długofalowe projekty przynoszą efekty z czasem, a ich wartość jest często odmienna od zakładanej. Dlatego pracę lepiej dzielić na mniejsze zespoły i na mniejsze odcinki czasu, ułatwiające realizację założonego celu. Warto też weryfikować działania na każdym etapie iteracji. Dzięki temu można upewnić się, że działania idą w odpowiednim kierunku.
4. Współpraca i transparentność
Efektywna współpraca w zespole przynosi większe korzyści dla firmy, klientów i partnerów. Skuteczność działań opiera się m.in. o ich transparentność, która sprzyja chociażby budowaniu zaufania i zacieśnianiu więzi. Pogłębianie zaangażowania poprzez współpracę odnosi się nie tylko do zespołu, ale także klientów, dostawców, czy użytkowników.
5. Podejście holistyczne do planowania i pracy
Wydajność dotyczy każdej części organizacji. Warto poświęcić czas i zastanowić się nad tym, jak wykonywana praca wpływa na tworzenie wartości dodanej w firmie. Sprzyja to podejmowaniu korzystnych dla wszystkich decyzji. Żadna z usług, procesów czy podmiotów nie funkcjonuje na rynku bez powiązania z innymi. Każda z nich ma znaczenie ze względu na złożoną sieć współzależności.
6. Prostota i praktyczne podejście
Skupienie podczas podejmowania decyzji powinno padać na proste kwestie, które tworzą wartość. Złożone, wykorzystywane od lat procesy, niekoniecznie muszą być najlepszą z opcji. Nakierowanie na upraszczanie, wykonywanie minimalnej, koniecznej ilości działań oraz rozwiązywanie procesów nieprzynoszących wartości, będzie tutaj kluczowe. Według tej zasady, procesy skupione są na podstawowych działaniach.
7. Optymalizacja i automatyzacja
Kluczem do sukcesu jest optymalizacja działań. Maksymalne wykorzystanie zasobów i potencjału, pozwoli ograniczyć liczbę wąskich gardeł, przepalonych godzin i zablokowane środki. Jednym z bardziej skutecznych rozwiązań jest wprowadzenie automatyzacji,w miejscu, w którym istnieją ku temu podstawy biznesowe. Należy sumiennie przeanalizować, co można poddać automatyzacji, by wyeliminować nieefektywność z procesów. Analizując tę zasadę pamiętaj, by zoptymalizować pracę przed jej zautomatyzowaniem. Poddawanie automatyzacji procesów, które są mało wydajne może przynieść odwrotny skutek i przyspieszyć spadek wartości oraz wzrost strat.
Podsumowanie
Zasady przewodnie w podejmowaniu decyzji (ITIL 4), to jedna z najbardziej praktycznych i funkcjonalnych części aktualizacji ITIL. Przedstawione wyżej zapisy, to nie tylko teoria. Wdrożenie zasad do zespołu i całości organizacji, ma na celu zwiększenie świadomości działań na każdym etapie procesu. Wykorzystanie porad z ITIL 4 podczas podejmowania decyzji, jest podstawą do realizacji zadań z większa jakością, tworząc wartość nie tylko dla własnej organizacji, ale także klientów, użytkowników oraz partnerów.
Źródło:
