Audyt legalności oprogramowania. Co to jest i dlaczego warto go wykonać w 2022?

Audyt legalności oprogramowania

Audyt legalności oprogramowania to nic innego, jak dokładne przeanalizowanie wszystkich posiadanych  licencji oraz rzeczywistych instalacji programów na komputerach w przedsiębiorstwie. Sprawdź, jak to wygląda w praktyce!

Czym jest audyt oprogramowania?

Raport audytu legalności oprogramowania pozwala stwierdzić, czy oprogramowanie zainstalowane na komputerach jest używane zgodnie z prawem. Inwentaryzacja posiadanych licencji powinna być realizowana cyklicznie. Audytem oprogramowania najczęściej zajmują się zewnętrzne firmy, które posiadają odpowiednie procedury do szybkiego przeprowadzania całego procesu.

Istnieją też rozwiązania, dzięki którym informacje o stanie oprogramowania przekazywane są w czasie rzeczywistym. Należy do nich m.in. LOG plus, który na bieżąco przeprowadza audyt oprogramowania. Wymiernie wpływa to na zmniejszenie kosztów, pozwala również na oszczędność czasu.

Audyt IT – jak go przeprowadzić?

Podczas wykonywania audytu oprogramowania dokonuje się zestawienia liczby oraz typów licencji programów wykorzystywanych w firmie. Uzyskane w ten sposób informacje pozwalają na sprawne wykrycie i usunięcie nielegalnego oprogramowania oraz na aktualizację oprogramowania, które jest niezbędne do funkcjonowania przedsiębiorstwa. Skrupulatnie wykonany audyt zakłada również weryfikację, kto korzysta z jakich programów. Obejmuje też sprawdzenie, czy wszystkie zakupione licencje są na pewno potrzebne.

Regularne przeprowadzanie audytu firmowych licencji i oprogramowania pozwala wyeliminować ryzyko pojawienia się dodatkowych kosztów w wyniku np. nałożenia kar finansowych. Audyt oprogramowania pozwala na generowanie oszczędności dzięki wskazaniu, które opłacane licencje są zbędne.

Etapy audytu legalności oprogramowania

Ze względu na etapy można wyróżnić trzy podstawowe czynności związane z audytem oprogramowania w firmie.

1. Inwentaryzacja oprogramowania.

Ten etap polega głównie na  ewidencji infrastruktury IT w przedsiębiorstwie. Należy w tym przypadku ustalić rodzaj zainstalowanego oprogramowania, liczbę serwerów i stacji roboczych. Tak zebrane informacje należy ostatecznie przedstawić w formie raportu i zestawić go z informacjami, które wynikają z oficjalnej dokumentacji firmy. Oczywiście można robić to ręcznie, lecz zdecydowanie zalecana jest automatyzacja za pomocą odpowiedniego narzędzia.

2. Opracowanie i wdrożenie programu naprawczego.

Po dokonaniu inwentaryzacji, bilansu i identyfikacji nielegalnego oprogramowania, warto przystąpić do analizy bieżącego stanu i ustalenia planu działania. Z firmowych dysków należy usunąć nieużywane oprogramowanie oraz zaplanować, do których programów należy wykupić odpowiednią licencję – co często bywa kłopotliwe, z uwagi na skomplikowane prawo licencyjne. Oczywiście i w tym przypadku można wykorzystać odpowiedni system, posiadający aktualne biblioteki produktów handlowych. W LOG Plus znajdziesz bazę ponad 1 mln produktów handlowych, które są cyklicznie aktualizowane.

3. Ustalenie i wdrożenie procedur postępowania z oprogramowaniem.

Ostatnim etapem weryfikacji i przeprowadzenia audytu w firmie jest stworzenie procedur pozwalających na sprawniejsze zarządzanie licencjami i oprogramowaniem. Ich wdrożenie przekłada się na zwiększenie bezpieczeństwa firmy, uniknięcie ryzyka instalacji nielegalnych programów na firmowym sprzęcie oraz wygenerowanie oszczędności przez dział IT.

Komu zlecić wykonanie audytu oprogramowania?

Audyt oprogramowania zainstalowanego na stacjach roboczych w firmie można zlecić zewnętrznej firmie zajmującej się np. outsourcingiem IT. W ten sposób zyskujesz pewność, że software w firmie będzie w 100% legalny. Warto jednak wybrać firmę z doświadczeniem. 

To rozwiązanie wymaga jednak poświęcenia dużej ilości czasu zarówno po stronie Administratora IT, jak i wynajętej firmy. Alternatywą jest wyposażenie się w odpowiednie narzędzie  – oprogramowanie, które robi audyt oprogramowania automatycznie. Jednym z najbardziej zaawansowanych na rynku jest LOG Plus. Tylko takie postępowanie jest gwarancją, że programy w twojej firmie i ich źródło instalacji będą zgodne z obowiązującym prawem licencyjnym. 

Dlaczego warto zlecić audyt oprogramowania?

Realizacja audytu legalności oprogramowania na komputerach przedsiębiorstwa jest ważna, chociażby ze względu na kwestie finansowe. Korzystając z nielegalnych programów, narażasz się na kary finansowe oraz problemy z prawem. Zlecenie audytu licencji wpływa przede wszystkim na:

  • większą kontrolę bezpieczeństwa danych na stacjach roboczych i serwerach w firmie;
  • zwiększenie efektywności pracy sprzętu poprzez usunięcie zbędnych programów;
  • usunięcie nielegalnego oprogramowania, które naraża firmę na konsekwencje finansowe i prawne;
  • rezygnację z oprogramowania, które nie jest wykorzystywane przez żadnego z pracowników firmy
  • opracowanie procesu zarządzania oprogramowaniem na firmowych komputerach.

Kwestie opłacalności audytu oprogramowania są jasne. Warto więc zdecydować się na usługi firmy zewnętrznej lub odpowiednie narzędzie z grupy ITAM i dokonać optymalizacji każdego komputera i wykorzystywanego oprogramowania w firmie.

Czy da się wykonać audyt oprogramowania bez udziału zewnętrznej firmy?

Zdecydowanie tak! Idealnym tego przykładem jest narzędzie producenta oprogramowania LOG Systems – LOG Plus, które wykonuje audyt oprogramowania na bieżąco. Co to oznacza w rzeczywistości? Twoja firma nie naraża się na dodatkowe koszta i jest bezpieczna przez cały czas, nie tylko w chwili przeprowadzenia diagnozy przez zewnętrzną firmę. System LOG Plus wyposażony jest w moduł SAM (ang. Software Asset Management), który służy do zarządzania licencjami w przedsiębiorstwach. Najważniejsze możliwości modułu SAM:

  • automatyczna inwentaryzacja licencji,
  • informacje o brakujących licencjach,
  • informacje o wykorzystaniu oprogramowania (alerty o niskim użyciu),
  • pomoc w wyborze odpowiedniej licencji do oprogramowania.
LOG Systems - LOG Plus
Funkcja zarządzania licencjami (SAM) w LOG Plus

Korzystając z modułu SAM w oprogramowaniu LOG Plus, można wygodnie zarządzać oprogramowaniem w swojej firmie. Dzięki alertom o licencjach masz zawsze aktualne i dokładne z dane o użyciu aplikacji oraz kosztach poniesionych na zakup nowych licencji.  Krótko mówiąc, moduł SAM wyświetla najpotrzebniejsze informacje w ramach realizowanego na bieżąco audytu oprogramowania. Uwagi przekazywane przez program dotyczą m.in.:

  • nieprzypisanych licencji – dotyczy zainstalowanych programów bez aktywnego pozwolenia na użytkowanie;
  • błędnie przypisanych licencji – dotyczy oprogramowania, dla którego termin ważności licencji już upłynął;
  • programów o rzadkim wykorzystywaniu – dotyczy aplikacji zainstalowanych w systemie, które nie są używane w ciągu ostatnich 30 dni.

Jako użytkownik modułu SAM możesz dostosować go do swoich potrzeb. Takie rozwiązanie to przede wszystkim: wygoda, pełna automatyka, duża baza wzorców oprogramowania oraz możliwość optymalizacji wykorzystania aktualnie zainstalowanych programów i ich licencji. Wybierz moduł SAM, a zapanujesz nad licencjami i nie tylko!

Audyt legalności oprogramowania – podsumowanie

Realizacja audytu legalności oprogramowania i optymalizacja procesów zarządzania programami to zabieg, o jakim powinien pamiętać każdy przedsiębiorca. Warto też zwrócić uwagę na fakt, że weryfikacja legalności software’u w przedsiębiorstwie pozwala uniknąć wielu nieprzyjemności. Legalne oprogramowanie to klucz do sukcesu i gwarancja sprawnego funkcjonowania wszystkich działów firmy. Warto przy tym wybierać tylko sprawdzone firmy zajmujące się takimi procedurami lub wykorzystać odpowiednie narzędzie zaprojektowane do tego celu. Dzięki temu zarówno analiza, jak i opracowanie nowych sposobów postępowania z oprogramowaniem odbędzie się z uwzględnieniem wszystkich istotnych aspektów.

Konsekwencje za nielegalne oprogramowanie w firmie

Posiadanie nielegalnego oprogramowania na firmowym sprzęcie niesie ze sobą wiele konsekwencji. Najistotniejszym aspektem zainstalowania pirackich programów na sprzęcie przedsiębiorstwa jest kara pozbawienia wolności od 3 do 5 lat. Przy nieco mniej dotkliwych wykroczeniach sąd może zadecydować o nałożeniu lżejszej kary ograniczenia wolności do 12 miesięcy.

Warto wiedzieć, że za korzystanie i instalowanie nielegalnego oprogramowania na firmowym sprzęcie zawsze odpowiedzialny jest właściciel. Niezależnie od tego, kto zainstalował program na komputerze. Policja może przeprowadzać kontrole interwencyjne w związku z podejrzeniem popełnienia przestępstwa. Jeśli chodzi o pozostałe konsekwencje, zaliczamy do nich:

  • kary finansowe na poczet pokrycia strat właściciela oprogramowania;
  • wycieki finansowe poprzez nielegalne oprogramowanie bez zabezpieczeń;
  • konsekwencje prawne związane z naruszeniem praw autorskich.

Warto więc kontrolować zasoby oraz pracowników swojej firmy. To ważne, gdyż za każde wykroczenie tego typu odpowiada właściciel przedsiębiorstwa, który musi liczyć się z ewentualnymi nieprzyjemnościami.

Powiązane artykuły

Ta strona korzysta z ciasteczek aby świadczyć usługi na najwyższym poziomie, dalsze korzystanie ze strony oznacza, że zgadzasz się na ich użycie. View more
Cookies settings
Akceptuję
Polityka Prywatności i Plików Cookies
Privacy & Cookies policy
Cookie name Active

§1 Postanowienia ogólne

  1. Polityka prywatności i wykorzystywania plików cookies w serwisie internetowym https://logsystem.pl (dalej: „Polityka”) została stworzona i przyjęta przez LOG Systems Sp. z o.o., ul. Ślężna 104/16, 53-11 Wrocław, REGON 301305927, KRS 0000345703.
  2. Terminy użyte w Polityce oznaczają:
    1. Serwis – serwis internetowy https://logsystem.pl;
    2. Użytkownik – podmiot korzystający z publicznie dostępnego Serwisu;
    3. Właściciel – LOG Systems Sp. z o.o., ul. Ślężna 104/16, 53-11 Wrocław, REGON 301305927, KRS 0000345703;
    4. Cookies – pliki tekstowe, wysyłane przez Serwis i zapisywane na urządzeniu końcowym Użytkownika, z którego Użytkownik korzysta podczas przeglądania stron internetowych. Pliki zawierają informacje niezbędne do prawidłowego funkcjonowania Serwisu. Cookies najczęściej zawierają nazwę domeny serwisu internetowego, z którego pochodzą, czas ich przechowywania na urządzeniu końcowym oraz numer;
    5. RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U. L 119 z 4.5.2016) wraz z polskimi przepisami o ochronie danych osobowych.
  3. Celem Polityki jest w szczególności:
    1. udzielenie Użytkownikom informacji dotyczących wykorzystywania Cookies w Serwisie, wymaganych przez przepisy prawa, w tym Prawa telekomunikacyjnego;
    2. zapewnienie Użytkownikom ochrony prywatności w zakresie odpowiadającym standardom i wymogom określonym w obowiązujących przepisach prawnych.
  4. Właściciel ogranicza zbieranie i wykorzystywanie informacji dotyczących Użytkowników do niezbędnego minimum, wymaganego do świadczenia na ich rzecz usług.
  5. W celu uzyskania pełnego dostępu poprzez Serwis do treści i usług oferowanych przez Właściciela, wskazane jest zaakceptowanie zasad wynikających z Polityki.
  6. Zastosowanie mają m.in. następujące przepisy prawa:
    1. ustawa z dnia 16 lipca 2004 roku Prawo telekomunikacyjne (Dz. U. 2017.1907 t.j. ze zm.);
    2. ustawa z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. 2017.1219 t.j. ze zm.);
    3. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U. L 119 z 4.5.2016) wraz z polskimi przepisami o ochronie danych osobowych.

§2 Ochrona prywatności i danych osobowych

  1. Dane dotyczące Użytkowników przetwarzane są przez Właściciela zgodnie z przepisami prawa. Uzyskane przez Właściciela dane osobowe Użytkowników przetwarzane są na podstawie udzielonej przez Użytkownika zgody lub wystąpienia innej przesłanki uprawniającej do przetwarzania danych według przepisów, w szczególności Rozporządzenia.
  2. Właściciel dokłada szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności zapewnia, aby dane te były:
    1. przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla Klientów i innych osób, których dane dotyczą;
    2. zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami;
    3. adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane;
    4. prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane;
    5. przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane;
    6. przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych,
  3. Właściciel stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do charakteru, zakresu, kontekstu i celów przetwarzania oraz ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.
  4. Właściciel dąży do systematycznego unowocześniania stosowanych informatycznych, technicznych i organizacyjnych środków ochrony tych danych, w szczególności Właściciel zapewnia aktualizacje informatycznych środków ochrony pozwalającą na zabezpieczenie przed wirusami, nieuprawnionym dostępem oraz innymi zagrożeniami, płynącymi z funkcjonowania systemu informatycznego oraz sieci telekomunikacyjnych.
  5. Każdemu Użytkownikowi, który w jakikolwiek sposób udostępnił Właścicielowi swoje dane Właściciel zapewnia dostęp do danych i korzystanie z innych praw osobom, których dane dotyczą, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, w tym osobom tym przysługuje:
    1. prawo wycofania zgody w sprawie przetwarzania danych osobowych;
    2. prawo do informacji dotyczących ich danych osobowych;
    3. prawo do kontroli przetwarzania danych, w tym ich uzupełniania, uaktualniania, prostowania, usuwania;
    4. prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania lub do ograniczenia przetwarzania;
    5. prawo do skargi do organu nadzoru i korzystania z innych środków prawnych celem ochrony swoich praw.
  6. Właściciel może przetwarzać dane osobowe w sposób zautomatyzowany, w tym poprzez profilowanie, na zasadach wynikających z Rozporządzenia. W takim przypadku celem działań Właściciela są cele marketingowe lub potrzeby personalizacji komunikatów wysyłanych do Użytkowników (w tym dopasowanie informacji do potrzeb lub oczekiwań Użytkownika). Użytkownik ma prawo sprzeciwu wobec takiego przetwarzania jego danych – sprzeciw ten może być wyrażony poprzez wysłanie wiadomości na adres Właściciela: iod@logsystem.pl.
  7. Osoba mająca dostęp do danych osobowych przetwarza je wyłącznie na podstawie upoważnienia Właściciela lub umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych i wyłącznie na polecenie Właściciela.

§3 Przetwarzanie danych osobowych

  1. Administratorem Państwa danych osobowych jest firma LOG Systems, z siedzibą we Wrocławiu, ul. Ślężna 104/16, 53-11 Wrocław, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000345703, REGON: 301305927, NIP: 779-236-84-22,
  2. Państwa dane osobowe przetwarzane będą zgodnie z obowiązującym prawem w celach uzasadnionych związanych z prowadzoną działalnością, w tym do składania ofert, realizacji zamówień, wystawiania rachunków i faktur, zawierania i realizacji umów, prowadzenia rekrutacji pracowników oraz innych wynikających z przepisów obowiązującego prawa.
  3. Przysługuje Państwu prawo dostępu do treści danych oraz ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo sprzeciwu, zażądania zaprzestania przetwarzania i przenoszenia danych, jak również prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie oraz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego. W sprawie ochrony Państwa danych osobowych prosimy o kontakt pod adresem e-mail: iod@logsystem.pl
  4. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do realizacji celów określonych w §3 pkt. 2. W przypadku niepodania danych nie będzie możliwa ich realizacja.
  5. Dane udostępnione przez Państwa będą podlegały udostępnieniu podmiotom trzecim w zakresie niezbędnym do prawidłowego i zgodnego z prawem prowadzenia współpracy handlowej. Odbiorcami danych będą współpracujące z LOG Systems sp. z o.o.  banki, firmy ubezpieczeniowe, firmy kurierskie, firmy prowadzące usługi IT na rzecz firmy LOG Systems sp. z o.o. a także instytucje upoważnione z mocy prawa.Na podstawie udzielonej przez Państwa zgody dane mogą być przekazywane naszym Partnerom Handlowym, czyli podmiotom współpracującym z LOG Systems sp. z o.o.
  6. Dane udostępnione przez Państwa nie będą podlegały profilowaniu.
  7. Administrator danych nie ma zamiaru przekazywać danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
  8. Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów wynikających w §3 pkt. 2. oraz z obowiązujących przepisów prawa. Po tym okresie dane zostaną usunięte ze zbioru.

§4 Cookies

  1. Cookies identyfikuje Użytkownika, co pozwala na dopasowanie treści witryny, z której korzysta, do jego potrzeb. Zapamiętując jego preferencje, umożliwia odpowiednie dopasowanie skierowanych do niego treści, w tym reklam. Właściciel stosuje Cookies, aby zagwarantować odpowiedni standard wygody Serwisu, a zebrane dane są wykorzystywane jedynie wewnątrz firmy w celu optymalizacji działań.
  2. Cookies wykorzystywane są w celu:
    1. dostosowania zawartości Serwisu do preferencji Użytkownika;
    2. optymalizacji korzystania z Serwisu, w szczególności poprzez rozpoznawanie urządzenia końcowego Użytkownika,
    3. tworzenia statystyk,
    4. utrzymania sesji Użytkownika,
    5. dostarczania Użytkownikowi treści reklamowych.
  3. Cookies mogą być zamieszczane w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu.
  4. Zebrane dane służą do monitorowania i sprawdzenia, w jaki sposób Użytkownicy korzystają z Serwisu, aby usprawniać funkcjonowanie Serwisu zapewniając bardziej efektywną i bezproblemową nawigację.
  5. Należy pamiętać, że w niektórych przypadkach, niezależnych od Właściciela, oprogramowanie zainstalowane przez Użytkownika na urządzeniu końcowym, służące do przeglądania stron internetowych (np. przeglądarka internetowa) wprowadza domyślne przechowywanie Cookies w urządzeniu końcowym Użytkownika. Użytkownicy mogą dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących Cookies. Ustawienia te mogą zostać zmienione między innymi w taki sposób, aby blokować automatyczną ustawienia Cookies bądź informować o ich każdorazowym zamieszczeniu w urządzeniu końcowym Użytkownika. Informacje szczegółowe w tym zakresie dostępne są w ustawieniach i instrukcjach dotyczących oprogramowania (przeglądarki internetowej).
  6. Użytkownik w każdej chwili ma możliwość wyłączenia lub przywrócenia opcji gromadzenia cookies poprzez zmianę ustawień w przeglądarce internetowej.
  7. Zmiana ustawień stanowi wyrażenie sprzeciwu, który w przyszłości może spowodować utrudnienia w korzystaniu z Serwisu. Całkowite wyłączenie opcji przyjmowania Cookies nie będzie oznaczać braku możliwości przeglądania treści zamieszczanych w Serwisie z zastrzeżeniem tych, do których dostęp wymaga logowania.
  8. Niedokonanie zmiany ustawień oznacza, że dane będą zamieszczone w urządzeniu końcowym Użytkownika (korzystanie z Serwisu będzie powodować automatyczne zamieszczanie Cookies w urządzeniu końcowym Użytkownika).
  9. Przechowywane dane zamieszczone w urządzeniu końcowym Użytkownika nie powodują zmian konfiguracyjnych w urządzeniu końcowym Użytkownika lub oprogramowaniu zainstalowanym w tym urządzeniu.
  10. Informacje dotyczące Cookies mają zastosowanie również do innych podobnych technologii stosowanych w ramach Serwisu.

§5 Postanowienia końcowe

  1. Polityka została przyjęta na mocy zarządzenia Właściciela i wchodzi w życie z dniem 10.06.2019r. Zmiana treści Polityki może nastąpić w takim samym trybie.
  2. Wszelkie odstępstwa od Polityki wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
  3. Prawem właściwym dla Polityki jest prawo Rzeczypospolitej Polskiej.
  4. W sprawach nie uregulowanych w Polityce stosuje się odpowiednie przepisy prawa.
Save settings
Cookies settings