Budowanie świadomości o ochronie danych w organizacji

LOG Systems - LOG Plus

Wdrożenie zabezpieczeń danych do organizacji nie może ograniczać się wyłącznie do proceduralnych ram. Najbardziej oczywiste są te, wynikające z RODO, czy narzuconych obowiązków informacyjnych wobec użytkowników przez organy nadzorcze. Skuteczna realizacja wymagań ochrony danych w organizacji to zdecydowanie więcej. Ważne jest umiejętne budowanie świadomości i zwiększanie poziomu wiedzy na temat ochrony danych, cyberzagrożeń i ich konsekwencji. Czym dokładnie jest świadomość na temat bezpieczeństwa danych i jak ją zbudować?


Ochrona danych w organizacji – świadomość i procedury

Odpowiedni poziom świadomości na temat ochrony danych jest trudny do zmierzenia. Problematyczne jest także zdefiniowanie tego elementu, a wszystko przez dynamicznie zmieniający się krajobraz cyberzagrożeń. Jak więc podejść do budowania świadomości ochrony danych?

Poprzez wytworzenie wewnętrznych procedur w organizacji, firma jest w stanie określić stopień wiedzy na temat bezpieczeństwa danych. Pułapy te, można sprowadzić do poziomu praktycznej znajomości wewnętrznych procedur. W takim przypadku, wysoki stopień świadomości można określić, gdy pracownicy:

  • znają podstawowe hasła i definicje wynikające z RODO (np.: dane osobowe, administrator danych),
  • wiedzą, kto pełni ważne funkcje w zakresie ochrony danych w organizacji, np. Inspektor Ochrony Danych,
  • wiedzą, jak i gdzie raportować incydenty,
  • wiedzą, gdzie zgłosić i przekazać informacje w sprawie zaprzestania przetwarzania danych osobowych,
  • są świadomi, że wprowadzenie nowych rozwiązań wymaga konsultacji, np. z Inspektorem Ochrony Danych.

Powyższa kwestia została poruszona celowo. Pracownik, aby skutecznie egzekwować procedury, musi wiedzieć, czym są dane osobowe i znać pozostałe definicje. Brak rozróżnienia zwykłych informacji od danych osobowych, może świadczyć o tym, że podwładni nie są w stanie sklasyfikować praw użytkowników, czy odpowiednio zareagować na wynikające incydenty (wykrycie i raportowanie). 


Jak budować świadomość wokół zagrożeń cybernetycznych?

Budowanie świadomości na temat ochrony danych i cyberzagrożeń to długotrwały proces. Warto zacząć od zbadania ogólnej wiedzy na ten temat i sprawdzenia znajomości RODO w organizacji. Jednym ze sposobów jest stworzenie anonimowej ankiety dla pracowników każdego szczebla. Zestaw odpowiednio opracowanych pytań pomoże zweryfikować czy, i w jakim stopniu, znajomość ochrony danych ma przełożenie na praktykę. 

Budowanie świadomości w kolejnych krokach, może być tworzone z uwzględnieniem następujących elementów:

  1. Zaplanowanie komunikacji na temat wdrożenia ochrony danych
    Samo przekazanie procedur ochrony danych i ich zapisów może być trudne w odbiorze. Przepisy wymagają streszczenia i przystępnej formy, dzięki której pracownicy organizacji sprawnie przyswoją sobie wymagane pojęcia. 
  2. Zapewnienie prostoty procedur ochrony danych
    Im bardziej skomplikowana procedura, tym trudniej wyegzekwować jej realizację. Obecnie organizacje przetwarzają ogromną ilość procedur, wytyczny i systemów – dlatego należy ograniczyć objętość wymagań i zapisów, do przyswojenia oraz egzekwowania. 
  3. Nadanie ochronie danych i RODO odpowiedniej kategorii
    Personel organizacji musi wiedzieć, że ochrona danych osobowych jest poważnym zagadnieniem i niesie za sobą konsekwencje. Puste slogany i brak przykładu kadry zarządzającej przekładają się na niski poziom egzekwowania procedur przez pracowników organizacji. 
  4. Uwzględnienie innych obowiązków wśród pracowników
    Wdrażając procedury ochrony danych, należy przeanalizować aktualny zakres obowiązków pracowników. Zbyt duża ilość wymagań nakładanych na specjalistów może sprawić, że ochrona danych stanie się elementem, na który będą zwracać mniejszą uwagę. Odpowiedzialność za taką sytuację ponosić będzie wówczas organizacja.  
  5. Egzekwowanie procedur
    Po wdrożeniu procedur w procesie budowania świadomości ochrony danych, należy zweryfikować, czy te elementy są wykonywane w praktyce. Przeprowadzenie audytu stosowania zasad i reguł, pozwoli uzyskać obraz skuteczności procedur.

Popularne formy budowania świadomości ochrony danych

W proces budowania świadomości ochrony danych w organizacji, zaangażowanie powinno być widoczne zarówno po stronie kadry zarządzającej, jak i po stronie pracowników. Istotną rolę odgrywa systematyczność spotkań, weryfikacja postępów prac, monitoring bieżącego stanu danych i procesów oraz podejmowanie działań odpowiednich do aktualnego poziomu bezpieczeństwa danych w organizacji. Trzeba wyważyć intensywność oraz częstotliwość przekazywanych informacji. Należy uważać, by nie doprowadzić do przesytu, znudzenia czy zaniedbań względem innych obowiązków z jednej strony, a poświęcenia zbyt małej ilości czasu na zagadnienie z drugiej. Aby usprawnić przyswajanie nowej wiedzy i procedur, warto skorzystać z popularnych form budowania świadomości ochrony danych:

  • szkolenia tradycyjne

Zajęcia prowadzone powinny być przez Inspektora Ochrony Danych lub inną osobę odpowiedzialną za bezpieczeństwo danych. Pomoże to w nawiązaniu bezpośredniej relacji między pracownikami a osobą odpowiedzialną za ochronę danych. Pozwala również na bezpośrednie przekazanie informacji i doświadczeń oraz rozwiązanie przykładowych case’ów. 

  • e-learning

To znakomite uzupełnienie tradycyjnego szkolenia. Atutem tego rozwiązania jest dostęp do wiedzy w dowolnym momencie i miejscu, co nie koliduje z innymi obowiązkami. Egzamin weryfikujący może się odbyć stacjonarnie lub online – najważniejsze to zachowanie terminu i odpowiedniego poziomu weryfikacji wiedzy. 

  • plakaty i mailing 

Informacje na temat ochrony danych powinny docierać także w bardziej przystępny sposób – mogą to być plakaty informacyjne na korytarzach lub wewnętrzny newsletter z zadaniami do wykonania i „przypominajkami” na temat poszczególnych zagadnień. 

  • wykorzystanie zewnętrznych narzędzi/platform ułatwiających naukę i realizację procedur zgodnie z ochroną danych w organizacji.

Budowanie świadomości ochrony danych w organizacji  – podsumowanie

Brak obeznania z zagrożeniami i ich konsekwencjami, dotyczącymi przetwarzania danych osobowych, może prowadzić do poważnych strat dla organizacji, pracowników i użytkowników. Błędy w procedurach bezpieczeństwa mogą skończyć się czynnościami dyscyplinarnymi, zgłoszeniem naruszenia do organu nadzorczego, koniecznością poinformowania osób, których dane zostały niewłaściwie przetworzone, czy wreszcie, zmierzeniem się z formalnymi wnioskami o zadośćuczynienie za poniesione straty. To zaledwie część powodów, dla których niezbędne jest budowanie świadomości bezpiecznego przetwarzania danych w organizacji. Niestety nie da się zignorować tego zjawiska i tylko praktyka w połączeniu z odpowiednim podejściem, daje podstawy do skutecznej ochrony danych. 

Powiązane artykuły

Ta strona korzysta z ciasteczek aby świadczyć usługi na najwyższym poziomie, dalsze korzystanie ze strony oznacza, że zgadzasz się na ich użycie. View more
Cookies settings
Akceptuję
Polityka Prywatności i Plików Cookies
Privacy & Cookies policy
Cookie name Active

§1 Postanowienia ogólne

  1. Polityka prywatności i wykorzystywania plików cookies w serwisie internetowym https://logsystem.pl (dalej: „Polityka”) została stworzona i przyjęta przez LOG Systems Sp. z o.o., ul. Ślężna 104/16, 53-11 Wrocław, REGON 301305927, KRS 0000345703.
  2. Terminy użyte w Polityce oznaczają:
    1. Serwis – serwis internetowy https://logsystem.pl;
    2. Użytkownik – podmiot korzystający z publicznie dostępnego Serwisu;
    3. Właściciel – LOG Systems Sp. z o.o., ul. Powstańców Śląskich 9, 53-332 Wrocław, REGON 301305927, KRS 0000345703;
    4. Cookies – pliki tekstowe, wysyłane przez Serwis i zapisywane na urządzeniu końcowym Użytkownika, z którego Użytkownik korzysta podczas przeglądania stron internetowych. Pliki zawierają informacje niezbędne do prawidłowego funkcjonowania Serwisu. Cookies najczęściej zawierają nazwę domeny serwisu internetowego, z którego pochodzą, czas ich przechowywania na urządzeniu końcowym oraz numer;
    5. RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U. L 119 z 4.5.2016) wraz z polskimi przepisami o ochronie danych osobowych.
  3. Celem Polityki jest w szczególności:
    1. udzielenie Użytkownikom informacji dotyczących wykorzystywania Cookies w Serwisie, wymaganych przez przepisy prawa, w tym Prawa telekomunikacyjnego;
    2. zapewnienie Użytkownikom ochrony prywatności w zakresie odpowiadającym standardom i wymogom określonym w obowiązujących przepisach prawnych.
  4. Właściciel ogranicza zbieranie i wykorzystywanie informacji dotyczących Użytkowników do niezbędnego minimum, wymaganego do świadczenia na ich rzecz usług.
  5. W celu uzyskania pełnego dostępu poprzez Serwis do treści i usług oferowanych przez Właściciela, wskazane jest zaakceptowanie zasad wynikających z Polityki.
  6. Zastosowanie mają m.in. następujące przepisy prawa:
    1. ustawa z dnia 16 lipca 2004 roku Prawo telekomunikacyjne (Dz. U. 2017.1907 t.j. ze zm.);
    2. ustawa z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. 2017.1219 t.j. ze zm.);
    3. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U. L 119 z 4.5.2016) wraz z polskimi przepisami o ochronie danych osobowych.

§2 Ochrona prywatności i danych osobowych

  1. Dane dotyczące Użytkowników przetwarzane są przez Właściciela zgodnie z przepisami prawa. Uzyskane przez Właściciela dane osobowe Użytkowników przetwarzane są na podstawie udzielonej przez Użytkownika zgody lub wystąpienia innej przesłanki uprawniającej do przetwarzania danych według przepisów, w szczególności Rozporządzenia.
  2. Właściciel dokłada szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności zapewnia, aby dane te były:
    1. przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla Klientów i innych osób, których dane dotyczą;
    2. zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami;
    3. adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane;
    4. prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane;
    5. przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane;
    6. przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych,
  3. Właściciel stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do charakteru, zakresu, kontekstu i celów przetwarzania oraz ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.
  4. Właściciel dąży do systematycznego unowocześniania stosowanych informatycznych, technicznych i organizacyjnych środków ochrony tych danych, w szczególności Właściciel zapewnia aktualizacje informatycznych środków ochrony pozwalającą na zabezpieczenie przed wirusami, nieuprawnionym dostępem oraz innymi zagrożeniami, płynącymi z funkcjonowania systemu informatycznego oraz sieci telekomunikacyjnych.
  5. Każdemu Użytkownikowi, który w jakikolwiek sposób udostępnił Właścicielowi swoje dane Właściciel zapewnia dostęp do danych i korzystanie z innych praw osobom, których dane dotyczą, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, w tym osobom tym przysługuje:
    1. prawo wycofania zgody w sprawie przetwarzania danych osobowych;
    2. prawo do informacji dotyczących ich danych osobowych;
    3. prawo do kontroli przetwarzania danych, w tym ich uzupełniania, uaktualniania, prostowania, usuwania;
    4. prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania lub do ograniczenia przetwarzania;
    5. prawo do skargi do organu nadzoru i korzystania z innych środków prawnych celem ochrony swoich praw.
  6. Właściciel może przetwarzać dane osobowe w sposób zautomatyzowany, w tym poprzez profilowanie, na zasadach wynikających z Rozporządzenia. W takim przypadku celem działań Właściciela są cele marketingowe lub potrzeby personalizacji komunikatów wysyłanych do Użytkowników (w tym dopasowanie informacji do potrzeb lub oczekiwań Użytkownika). Użytkownik ma prawo sprzeciwu wobec takiego przetwarzania jego danych – sprzeciw ten może być wyrażony poprzez wysłanie wiadomości na adres Właściciela: iod@logsystem.pl.
  7. Osoba mająca dostęp do danych osobowych przetwarza je wyłącznie na podstawie upoważnienia Właściciela lub umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych i wyłącznie na polecenie Właściciela.

§3 Przetwarzanie danych osobowych

  1. Administratorem Państwa danych osobowych jest firma LOG Systems, z siedzibą we Wrocławiu, ul. Powstańców Śląskich 9, 53-332 Wrocław, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000345703, REGON: 301305927, NIP: 779-236-84-22,
  2. Państwa dane osobowe przetwarzane będą zgodnie z obowiązującym prawem w celach uzasadnionych związanych z prowadzoną działalnością, w tym do składania ofert, realizacji zamówień, wystawiania rachunków i faktur, zawierania i realizacji umów, prowadzenia rekrutacji pracowników oraz innych wynikających z przepisów obowiązującego prawa.
  3. Przysługuje Państwu prawo dostępu do treści danych oraz ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo sprzeciwu, zażądania zaprzestania przetwarzania i przenoszenia danych, jak również prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie oraz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego. W sprawie ochrony Państwa danych osobowych prosimy o kontakt pod adresem e-mail: iod@logsystem.pl
  4. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do realizacji celów określonych w §3 pkt. 2. W przypadku niepodania danych nie będzie możliwa ich realizacja.
  5. Dane udostępnione przez Państwa będą podlegały udostępnieniu podmiotom trzecim w zakresie niezbędnym do prawidłowego i zgodnego z prawem prowadzenia współpracy handlowej. Odbiorcami danych będą współpracujące z LOG Systems sp. z o.o.  banki, firmy ubezpieczeniowe, firmy kurierskie, firmy prowadzące usługi IT na rzecz firmy LOG Systems sp. z o.o. a także instytucje upoważnione z mocy prawa.Na podstawie udzielonej przez Państwa zgody dane mogą być przekazywane naszym Partnerom Handlowym, czyli podmiotom współpracującym z LOG Systems sp. z o.o.
  6. Dane udostępnione przez Państwa nie będą podlegały profilowaniu.
  7. Administrator danych nie ma zamiaru przekazywać danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
  8. Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów wynikających w §3 pkt. 2. oraz z obowiązujących przepisów prawa. Po tym okresie dane zostaną usunięte ze zbioru.

§4 Cookies

  1. Cookies identyfikuje Użytkownika, co pozwala na dopasowanie treści witryny, z której korzysta, do jego potrzeb. Zapamiętując jego preferencje, umożliwia odpowiednie dopasowanie skierowanych do niego treści, w tym reklam. Właściciel stosuje Cookies, aby zagwarantować odpowiedni standard wygody Serwisu, a zebrane dane są wykorzystywane jedynie wewnątrz firmy w celu optymalizacji działań.
  2. Cookies wykorzystywane są w celu:
    1. dostosowania zawartości Serwisu do preferencji Użytkownika;
    2. optymalizacji korzystania z Serwisu, w szczególności poprzez rozpoznawanie urządzenia końcowego Użytkownika,
    3. tworzenia statystyk,
    4. utrzymania sesji Użytkownika,
    5. dostarczania Użytkownikowi treści reklamowych.
  3. Cookies mogą być zamieszczane w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu.
  4. Zebrane dane służą do monitorowania i sprawdzenia, w jaki sposób Użytkownicy korzystają z Serwisu, aby usprawniać funkcjonowanie Serwisu zapewniając bardziej efektywną i bezproblemową nawigację.
  5. Należy pamiętać, że w niektórych przypadkach, niezależnych od Właściciela, oprogramowanie zainstalowane przez Użytkownika na urządzeniu końcowym, służące do przeglądania stron internetowych (np. przeglądarka internetowa) wprowadza domyślne przechowywanie Cookies w urządzeniu końcowym Użytkownika. Użytkownicy mogą dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących Cookies. Ustawienia te mogą zostać zmienione między innymi w taki sposób, aby blokować automatyczną ustawienia Cookies bądź informować o ich każdorazowym zamieszczeniu w urządzeniu końcowym Użytkownika. Informacje szczegółowe w tym zakresie dostępne są w ustawieniach i instrukcjach dotyczących oprogramowania (przeglądarki internetowej).
  6. Użytkownik w każdej chwili ma możliwość wyłączenia lub przywrócenia opcji gromadzenia cookies poprzez zmianę ustawień w przeglądarce internetowej.
  7. Zmiana ustawień stanowi wyrażenie sprzeciwu, który w przyszłości może spowodować utrudnienia w korzystaniu z Serwisu. Całkowite wyłączenie opcji przyjmowania Cookies nie będzie oznaczać braku możliwości przeglądania treści zamieszczanych w Serwisie z zastrzeżeniem tych, do których dostęp wymaga logowania.
  8. Niedokonanie zmiany ustawień oznacza, że dane będą zamieszczone w urządzeniu końcowym Użytkownika (korzystanie z Serwisu będzie powodować automatyczne zamieszczanie Cookies w urządzeniu końcowym Użytkownika).
  9. Przechowywane dane zamieszczone w urządzeniu końcowym Użytkownika nie powodują zmian konfiguracyjnych w urządzeniu końcowym Użytkownika lub oprogramowaniu zainstalowanym w tym urządzeniu.
  10. Informacje dotyczące Cookies mają zastosowanie również do innych podobnych technologii stosowanych w ramach Serwisu.

§5 Postanowienia końcowe

  1. Polityka została przyjęta na mocy zarządzenia Właściciela i wchodzi w życie z dniem 10.06.2019r. Zmiana treści Polityki może nastąpić w takim samym trybie.
  2. Wszelkie odstępstwa od Polityki wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
  3. Prawem właściwym dla Polityki jest prawo Rzeczypospolitej Polskiej.
  4. W sprawach nie uregulowanych w Polityce stosuje się odpowiednie przepisy prawa.
Save settings
Cookies settings