Jak zorganizować pracę zdalną – zarządzanie w home office

praca zdalna LOG

Praca zdalna już od dłuższego czasu przechodziła z fazy trendu, do stałego elementu rzeczywistości organizacyjnej w firmach. W związku z pojawieniem się ogólnoświatowej epidemii koronawirusa, zdalnie pracuje dzisiaj więcej osób, niż kiedykolwiek w przeszłości. I choć do obecnej sytuacji  zmusza nas rzeczywistość, pracodawcy powinni pamiętać, że wdrożone na szybko rozwiązania wymagają odpowiednich standardów, m.in. realizacji obowiązków wynikających z RODO i ochrony danych. 

Zmieniając działanie organizacji na tryb zdalny, należy pamiętać, że jest to przede wszystkim duża zmiana dla osób, które do tej pory działały w ramach systemu stacjonarnego. Jednym z takich aspektów jest komunikacja, w której nie da się uwzględnić standardowych spotkań zespołów i rozmów jeden na jeden. Jak zatem zarządzać firmą i jej działaniem w systemie home office?

Organizacja pracy zdalnej – od czego zacząć

Dla wielu firm praca zdalna to zupełnie nowa sytuacja, dla innych test cyfrowej transformacji. W każdym wypadku pierwszym zadaniem jest określenie, jakie zadania, w ramach konkretnego stanowiska pracy, są możliwe do wykonania w sposób zdalny.

Dobrą praktyką  jest stworzenie listy zadań, a następnie określenie w jaki sposób mogą się odbywać, w jakim czasie i za pomocą jakich narzędzi organizować ich realizację. Wiąże się to także z zachowaniem odpowiedniej jakości komunikacji z pracownikiem i ustaleniem płynności procesu . Warto w takim przypadku wesprzeć się zewnętrznym narzędziem, które pomoże nie tylko zorganizować pracę, ale także umożliwi delegowanie zadań oraz ich monitoring. Zapewniony dzięki temu odpowiedni przepływ pracy umożliwia uniknięcie wąskiego gardła pracy zdalnej, czyli poświęcania nadmiernej uwagi na mikrozarządzanie oraz zbytnie skupienie na podstawowych zadaniach, które nie są istotne lub można je delegować.

Praca zdalna – cele biznesowe i pracownicze

Dobrze zarządzany tryb pracy w systemie home office wymaga zmiany perspektywy, gdzie wiele nowych czynników może przysłonić cele biznesowe. Dlatego dobrze już od początku mieć określone konkretne założenia, terminy ich realizacji oraz przydzielone osoby odpowiedzialne za ich realizację. Warto już na starcie przyjąć jakiś system, który będzie porządkował procesy w firmie.  Należy także podkreślić, że gdy Twój zespół pracuje w cyklu roboczym, nie musisz i nie powinieneś szczegółowo sprawdzać wszystkiego, o ile konkretne zadanie zostanie wykonane w podanym okresie. Jeśli masz jednak jakieś wątpliwości, do Twojej dyspozycji są narzędzia wspomagające zarządzanie pracę zdalną. Dzięki temu można pozwolić, by zespół sam kontrolował swoje obowiązki na poziomie mikro, podczas gdy osoby na stanowiskach managerskich i zarządzających mogą zachować kontrolę nad całym obrazem.

Organizacja pracy zdalnej – ważne elementy

Rozproszone zespoły w czasie pracy zdalnej muszą czuć się komfortowo z tym jak są monitorowane. Często jest to dla pracowników zupełnie nowa rzeczywistość, dlatego należy jasno poinformować zespół, o tym że narzędzia do zarządzania wydajnością pomagają całemu zespołowi zachować koordynację. Każdy musi być w stanie szybko sprawdzić, które zadania są wykonywane przez danego pracownika, kiedy najprawdopodobniej zostaną wykonane i jakie są następne kroki. 

Odpowiednio prowadzony monitoring, to także zdrowe obciążenie pracą. Praca w trybie home office sprawia, że nie ma tak dużego fizycznego i psychicznego oddzielenia między pracą a domem. Nie można zostawić spraw biznesowych w biurze i zwyczajnie wrócić do prywatnego życia, co wpływa na potencjalnie większy stres, zmęczenie czy niepokój, o co również przełożeni powinni się zatroszczyć i zapewnić komfort swoim współpracownikom. W ten sposób budowane jest wzajemne zaufanie, które jest niezbędne w nowym systemie pracy.

Kadra zarządzająca musi mieć pewność, że każdy zdalnie pracujący członek zespołu jest zdyscyplinowany – kontroluje własną produktywność i jakość pracy bez nadzoru przełożonych. Ale zaufanie działa w obie strony, pracownicy w czasie home office powinni również czuć, że obdarzono ich zaufaniem i traktuje się ich po partnersku. Na szczęście wybrane narzędzia i ich funkcje w ramach monitoringu mogą zachęcić pracowników zdalnych do przejęcia kontroli nad własną wydajnością. Dzięki analizie, można między innymi określić, w jaki sposób działają najlepiej, zrozumieć, co ich powstrzymuje, i mieć świadomość, co ich rozprasza. Dzięki tym spostrzeżeniom pracownicy mogą wprowadzać skuteczne zmiany w celu opanowania własnego procesu pracy w trybie home office.

Praca zdalna – monitoring pracy

Proces monitoringu jest często problemem – prawnym, moralnym i procesowym. Sens monitorowania zależy od sposobu monitorowania aktywności i przeznaczenia tego działania. Prywatność stanowi poważny problem i dlatego dobrze wybrane oprogramowanie nie powinno monitorować niczego na czyimś komputerze, gdy pracownik ma przerwę lub nie pracuje. Osoby pracujące w domu mogą czuć się komfortowo, wiedząc, że nie są monitorowane w swoim prywatnym czasie. Jeśli więc pojawiają się wątpliwości warto zadać sobie kilka pytań. Czy pracownicy wiedzą, że są monitorowani? Czy pracownicy wyrażają zgodę na monitorowanie? Kiedy i co jest monitorowane? Czy stosowane oprogramowanie jest zgodne z RODO?

Na szczęście przy użyciu odpowiednich narzędzi zarządzanie zdalnymi zespołami nie jest szczególnie trudne ani nie różni się od zarządzania zespołem w trybie biurowym. Jest tylko kilka podstawowych zasad, o których musisz pamiętać. Narzędzia do monitorowania aktywności pracowników mogą posiadać liczne funkcje weryfikacji wydajności. Ważne, by dopasować rozwiązania do charakteru pracy zdalnej i wykonywanych obowiązków – inne elementy będą ważne w pracy programisty, dziennikarza, a inne w przypadku pracownika biurowego zajmującego się np. finansami.

Monitoring pracy – jakie funkcje mogą być przydatne?

Decydując się na narzędzie do monitoringu pracy, należy dobrze przeanalizować, w jaki sposób odbywa się realizacja zadań przez poszczególnych pracowników i zespoły przy komputerze. W zależności od charakteru ich pracy istotne mogą okazać się różne funkcje. Wśród tych, które mogą się okazać przydatne z perspektywy zarządzania, należy zaliczyć: monitoring czasu pracy, zrzuty ekranu, monitorowanie czasu aktywności i przerw w godzinach pracy, dostęp do urządzeń z różnymi systemami operacyjnymi i aplikacjami, integracje z posiadanymi narzędziami, forma wykorzystania internetu i aplikacji mobilnych w czasie pracy, czy system alertów.  Podstawą jest jednak zaufanie, zrozumienie celów biznesowych i zapewnienie komfortu pracy zespołom firmowym.

Powiązane artykuły