Monitorowanie pracownika zgodnie z RODO

LOG Systems - LOG Plus

RODO przyniosło za sobą wiele zmian w przepisach i egzekwowaniu prawa do prywatności oraz cyfrowego przetwarzania danych. Jednym z elementów wymagających bliższego poznania jest monitorowanie aktywności pracowników. Dotyczy to przede wszystkim kamer oraz nowoczesnych systemów, dzięki którym pracodawca jest w stanie, m.in. śledzić czas pracy lub aktywność osób zatrudnionych. Te informacje zawarto w Kodeksie pracy po nowelizacji w 2018 roku.

Dobra osobiste i  prywatność pracownika

Jeśli organizacja chce wdrożyć dowolną formę monitorowania pracownika, musi mieć na uwadze jego dobra osobiste oraz prywatność. Przed ich wdrożeniem, należy dokonać szczegółowej analizy, w jakim stopniu do osiągnięcia celu założonego przez pracodawcę, taki monitoring jest niezbędny. Jeżeli można go osiągnąć na kilka różnych sposobów, niezbędne jest wybranie tego, który w najmniejszym stopniu wpływa na prywatność pracownika (m.in. w nawiązaniu do zasady privacy by default). Jeśli rozważany jest na przykład monitoring poczty elektronicznej, należy wziąć pod uwagę, że jego działania nie mogą dotyczyć prywatnej korespondencji pracownika (prawo do prywatności wynikające z konstytucji, prawo do tajemnicy korespondencji oraz nienaruszalność dóbr osobistych pracownika).

Cele organizacji a monitoring

Pracodawca decydując się na monitoring musi bezwzględnie zachować prawo do prywatności w miejscu pracy. Musi wykazać istotny powód związany z profilem pracy świadczący o zachowaniu jego dobra. Prowadzony nadzór nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Jeśli pracodawcy zależy na kontroli, może jej dokonać jedynie na podstawie art. 22 Kodeksu pracy, tzn. “zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystywanie czasu pracy” oraz “właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy” (np. samochodu służbowego). Jeśli więc pracodawca wdraża jakąkolwiek formę monitoringu, powinien kierować się dobrem pracownika.

LOG Systems - LOG Plus

Formy monitoringu a prywatność

Monitorowanie aktywności i wypełnianych obowiązków przez pracownika staje się coraz popularniejszym rozwiązaniem w organizacjach. Chętnie sięga się w takich wypadkach po nowe technologie i oprogramowanie. Ich elementy mogą pośrednio lub bezpośrednio wpływać na prywatność pracowników. Oprócz służbowej poczty elektronicznej monitoruje się zwykle czas pracy, telefon lub samochód służbowy. Na szczęście ramy tych działań określa Kodeks pracy. Nie ma jednak zamkniętej listy technologii, którą można wykorzystywać w tym celu. Dlatego też regularnie zaczyna się wdrażać nowoczesne rozwiązania.

Aktywnie weryfikuje się także sposób, w jaki pracownik korzysta z sieci oraz ogranicza się jego dostęp do niektórych stron i serwisów. Jedną z form jest także weryfikacja historii przeglądania. Osoby korzystające z samochodów służbowych, często do pojazdów mają mocowane lokalizatory GPS, a w przypadku telefonów komórkowych weryfikuje się bilingi rozmów. To oczywiście nie wyczerpuje puli kontroli po stronie firm. Granice w zasadzie ustanawiane są przez technologię oraz potrzeby organizacji do momentu naruszenia strefy prywatności pracownika oraz chroniących go przepisów. Aby przeprowadzić monitoring zgodny z RODO, należy zastosować się do szeregu procedur i wytycznych określonych w Rozporządzeniu, a także zastosowania klauzuli RODO w stosowanym monitoringu. Należy przy tym pamiętać, że organizacja jest zobowiązana do prowadzenia odpowiedniej dokumentacji oraz uzasadnienia swoich działań.

Podstawowe formy monitoringu w kontekście celów zgodne z RODO

Aby organizacja mogła prowadzić monitoring zgodny z RODO, musi ustalić cel, zakres oraz sposób w jaki będzie on stosowany. Wykorzystanie monitoringu w firmie powinno zostać opisane w regulaminie lub obwieszczeniu (opcjonalnie w układzie zbiorowym pracy), a elementy w nim zawarte powinny być szczegółowe oraz jasne dla obu stron. 

Wewnętrzne regulacje powinny skupiać się na kilku elementach:

  1. W przypadku poczty e-mail, zapisy te powinny zawierać warunki dostępu do służbowej skrzynki mailowej pracownika (np. w czasie jego dłuższej absencji/ na bieżąco, kto posiada do tych działań uprawnienia lub czy będą w tym celu wykorzystywane odpowiednie programy). 
  2. Weryfikacja aktywności pracownika w sieci, to zwykle blokowanie stron z treściami o określonym charakterze. W przypadku wprowadzenia regulacji należy uwzględnić, czy taki proces powinien zachodzić na bieżąco czy na podstawie historii przeglądania, która jest analizowana, a jeśli tak, to przez kogo i w jaki sposób. 
  3. W przypadku lokalizacji GPS, uwzględnić należy czy monitoring dotyczy tylko położenia pojazdu, czy także jego prędkości lub samego uruchomienia. Kto i w jaki sposób oraz do jakich celów będzie wykorzystywał te informacje. 
  4. Czy zasady użytkowania pojazdów służbowych zawarte są w regulaminie i w jakim stopniu można je wykorzystywać do celów prywatnych. Czy pracownik może wyłączyć lokalizator?
  5. Ostatni element to śledzenie bilingów rozmów telefonicznych. Zapisy powinny dotyczyć monitoringu z zakresu: połączeń przychodzących, wychodzących, wiadomości SMS oraz wiadomości wysyłanych przez internet. Powinny również określać, w jaki sposób można korzystać z telefonu w celach prywatnych.

Podsumowanie

Nowelizacja art. 22 Kodeksu pracy z 2018 roku określa m.in. dopuszczalne granice monitoringu, prawa pracowników w tym zakresie oraz obowiązki pracodawcy, których należy przestrzegać w związku z uruchomieniem oraz utrzymaniem różnych form monitorowania w danej organizacji. Przetwarzane dane mogą dotyczyć danych wrażliwych, w szczególności informacji o lokalizacji lub innych czynnikach określających daną osobę, tj. elementy fizyczne, fizjologiczne, genetyczne, psychiczne, ekonomiczne, kulturowe lub społeczne. 

Jakakolwiek forma monitoringu wykonywana przez pracodawcę może mieć wpływ na prywatność i dobra osobiste pracownika. Z tego powodu na organizacjach spoczywa obowiązek stworzenia i przeprowadzenia oceny, czy taka procedura może zostać wdrożona ze względu na cele firmy, które chce osiągnąć. Choć życie prywatne może zawierać elementy życia zawodowego, to jednak metody nadzoru muszą mieć wyraźną i dokładną podstawę prawną, by nie ingerowały w prywatność danej osoby.

Powiązane artykuły

Ta strona korzysta z ciasteczek aby świadczyć usługi na najwyższym poziomie, dalsze korzystanie ze strony oznacza, że zgadzasz się na ich użycie. View more
Cookies settings
Akceptuję
Polityka Prywatności i Plików Cookies
Privacy & Cookies policy
Cookie name Active

§1 Postanowienia ogólne

  1. Polityka prywatności i wykorzystywania plików cookies w serwisie internetowym https://logsystem.pl (dalej: „Polityka”) została stworzona i przyjęta przez LOG Systems Sp. z o.o., ul. Ślężna 104/16, 53-11 Wrocław, REGON 301305927, KRS 0000345703.
  2. Terminy użyte w Polityce oznaczają:
    1. Serwis – serwis internetowy https://logsystem.pl;
    2. Użytkownik – podmiot korzystający z publicznie dostępnego Serwisu;
    3. Właściciel – LOG Systems Sp. z o.o., ul. Powstańców Śląskich 9, 53-332 Wrocław, REGON 301305927, KRS 0000345703;
    4. Cookies – pliki tekstowe, wysyłane przez Serwis i zapisywane na urządzeniu końcowym Użytkownika, z którego Użytkownik korzysta podczas przeglądania stron internetowych. Pliki zawierają informacje niezbędne do prawidłowego funkcjonowania Serwisu. Cookies najczęściej zawierają nazwę domeny serwisu internetowego, z którego pochodzą, czas ich przechowywania na urządzeniu końcowym oraz numer;
    5. RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U. L 119 z 4.5.2016) wraz z polskimi przepisami o ochronie danych osobowych.
  3. Celem Polityki jest w szczególności:
    1. udzielenie Użytkownikom informacji dotyczących wykorzystywania Cookies w Serwisie, wymaganych przez przepisy prawa, w tym Prawa telekomunikacyjnego;
    2. zapewnienie Użytkownikom ochrony prywatności w zakresie odpowiadającym standardom i wymogom określonym w obowiązujących przepisach prawnych.
  4. Właściciel ogranicza zbieranie i wykorzystywanie informacji dotyczących Użytkowników do niezbędnego minimum, wymaganego do świadczenia na ich rzecz usług.
  5. W celu uzyskania pełnego dostępu poprzez Serwis do treści i usług oferowanych przez Właściciela, wskazane jest zaakceptowanie zasad wynikających z Polityki.
  6. Zastosowanie mają m.in. następujące przepisy prawa:
    1. ustawa z dnia 16 lipca 2004 roku Prawo telekomunikacyjne (Dz. U. 2017.1907 t.j. ze zm.);
    2. ustawa z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. 2017.1219 t.j. ze zm.);
    3. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U. L 119 z 4.5.2016) wraz z polskimi przepisami o ochronie danych osobowych.

§2 Ochrona prywatności i danych osobowych

  1. Dane dotyczące Użytkowników przetwarzane są przez Właściciela zgodnie z przepisami prawa. Uzyskane przez Właściciela dane osobowe Użytkowników przetwarzane są na podstawie udzielonej przez Użytkownika zgody lub wystąpienia innej przesłanki uprawniającej do przetwarzania danych według przepisów, w szczególności Rozporządzenia.
  2. Właściciel dokłada szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności zapewnia, aby dane te były:
    1. przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla Klientów i innych osób, których dane dotyczą;
    2. zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami;
    3. adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane;
    4. prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane;
    5. przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane;
    6. przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych,
  3. Właściciel stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do charakteru, zakresu, kontekstu i celów przetwarzania oraz ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.
  4. Właściciel dąży do systematycznego unowocześniania stosowanych informatycznych, technicznych i organizacyjnych środków ochrony tych danych, w szczególności Właściciel zapewnia aktualizacje informatycznych środków ochrony pozwalającą na zabezpieczenie przed wirusami, nieuprawnionym dostępem oraz innymi zagrożeniami, płynącymi z funkcjonowania systemu informatycznego oraz sieci telekomunikacyjnych.
  5. Każdemu Użytkownikowi, który w jakikolwiek sposób udostępnił Właścicielowi swoje dane Właściciel zapewnia dostęp do danych i korzystanie z innych praw osobom, których dane dotyczą, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, w tym osobom tym przysługuje:
    1. prawo wycofania zgody w sprawie przetwarzania danych osobowych;
    2. prawo do informacji dotyczących ich danych osobowych;
    3. prawo do kontroli przetwarzania danych, w tym ich uzupełniania, uaktualniania, prostowania, usuwania;
    4. prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania lub do ograniczenia przetwarzania;
    5. prawo do skargi do organu nadzoru i korzystania z innych środków prawnych celem ochrony swoich praw.
  6. Właściciel może przetwarzać dane osobowe w sposób zautomatyzowany, w tym poprzez profilowanie, na zasadach wynikających z Rozporządzenia. W takim przypadku celem działań Właściciela są cele marketingowe lub potrzeby personalizacji komunikatów wysyłanych do Użytkowników (w tym dopasowanie informacji do potrzeb lub oczekiwań Użytkownika). Użytkownik ma prawo sprzeciwu wobec takiego przetwarzania jego danych – sprzeciw ten może być wyrażony poprzez wysłanie wiadomości na adres Właściciela: iod@logsystem.pl.
  7. Osoba mająca dostęp do danych osobowych przetwarza je wyłącznie na podstawie upoważnienia Właściciela lub umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych i wyłącznie na polecenie Właściciela.

§3 Przetwarzanie danych osobowych

  1. Administratorem Państwa danych osobowych jest firma LOG Systems, z siedzibą we Wrocławiu, ul. Powstańców Śląskich 9, 53-332 Wrocław, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000345703, REGON: 301305927, NIP: 779-236-84-22,
  2. Państwa dane osobowe przetwarzane będą zgodnie z obowiązującym prawem w celach uzasadnionych związanych z prowadzoną działalnością, w tym do składania ofert, realizacji zamówień, wystawiania rachunków i faktur, zawierania i realizacji umów, prowadzenia rekrutacji pracowników oraz innych wynikających z przepisów obowiązującego prawa.
  3. Przysługuje Państwu prawo dostępu do treści danych oraz ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo sprzeciwu, zażądania zaprzestania przetwarzania i przenoszenia danych, jak również prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie oraz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego. W sprawie ochrony Państwa danych osobowych prosimy o kontakt pod adresem e-mail: iod@logsystem.pl
  4. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do realizacji celów określonych w §3 pkt. 2. W przypadku niepodania danych nie będzie możliwa ich realizacja.
  5. Dane udostępnione przez Państwa będą podlegały udostępnieniu podmiotom trzecim w zakresie niezbędnym do prawidłowego i zgodnego z prawem prowadzenia współpracy handlowej. Odbiorcami danych będą współpracujące z LOG Systems sp. z o.o.  banki, firmy ubezpieczeniowe, firmy kurierskie, firmy prowadzące usługi IT na rzecz firmy LOG Systems sp. z o.o. a także instytucje upoważnione z mocy prawa.Na podstawie udzielonej przez Państwa zgody dane mogą być przekazywane naszym Partnerom Handlowym, czyli podmiotom współpracującym z LOG Systems sp. z o.o.
  6. Dane udostępnione przez Państwa nie będą podlegały profilowaniu.
  7. Administrator danych nie ma zamiaru przekazywać danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
  8. Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów wynikających w §3 pkt. 2. oraz z obowiązujących przepisów prawa. Po tym okresie dane zostaną usunięte ze zbioru.

§4 Cookies

  1. Cookies identyfikuje Użytkownika, co pozwala na dopasowanie treści witryny, z której korzysta, do jego potrzeb. Zapamiętując jego preferencje, umożliwia odpowiednie dopasowanie skierowanych do niego treści, w tym reklam. Właściciel stosuje Cookies, aby zagwarantować odpowiedni standard wygody Serwisu, a zebrane dane są wykorzystywane jedynie wewnątrz firmy w celu optymalizacji działań.
  2. Cookies wykorzystywane są w celu:
    1. dostosowania zawartości Serwisu do preferencji Użytkownika;
    2. optymalizacji korzystania z Serwisu, w szczególności poprzez rozpoznawanie urządzenia końcowego Użytkownika,
    3. tworzenia statystyk,
    4. utrzymania sesji Użytkownika,
    5. dostarczania Użytkownikowi treści reklamowych.
  3. Cookies mogą być zamieszczane w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu.
  4. Zebrane dane służą do monitorowania i sprawdzenia, w jaki sposób Użytkownicy korzystają z Serwisu, aby usprawniać funkcjonowanie Serwisu zapewniając bardziej efektywną i bezproblemową nawigację.
  5. Należy pamiętać, że w niektórych przypadkach, niezależnych od Właściciela, oprogramowanie zainstalowane przez Użytkownika na urządzeniu końcowym, służące do przeglądania stron internetowych (np. przeglądarka internetowa) wprowadza domyślne przechowywanie Cookies w urządzeniu końcowym Użytkownika. Użytkownicy mogą dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących Cookies. Ustawienia te mogą zostać zmienione między innymi w taki sposób, aby blokować automatyczną ustawienia Cookies bądź informować o ich każdorazowym zamieszczeniu w urządzeniu końcowym Użytkownika. Informacje szczegółowe w tym zakresie dostępne są w ustawieniach i instrukcjach dotyczących oprogramowania (przeglądarki internetowej).
  6. Użytkownik w każdej chwili ma możliwość wyłączenia lub przywrócenia opcji gromadzenia cookies poprzez zmianę ustawień w przeglądarce internetowej.
  7. Zmiana ustawień stanowi wyrażenie sprzeciwu, który w przyszłości może spowodować utrudnienia w korzystaniu z Serwisu. Całkowite wyłączenie opcji przyjmowania Cookies nie będzie oznaczać braku możliwości przeglądania treści zamieszczanych w Serwisie z zastrzeżeniem tych, do których dostęp wymaga logowania.
  8. Niedokonanie zmiany ustawień oznacza, że dane będą zamieszczone w urządzeniu końcowym Użytkownika (korzystanie z Serwisu będzie powodować automatyczne zamieszczanie Cookies w urządzeniu końcowym Użytkownika).
  9. Przechowywane dane zamieszczone w urządzeniu końcowym Użytkownika nie powodują zmian konfiguracyjnych w urządzeniu końcowym Użytkownika lub oprogramowaniu zainstalowanym w tym urządzeniu.
  10. Informacje dotyczące Cookies mają zastosowanie również do innych podobnych technologii stosowanych w ramach Serwisu.

§5 Postanowienia końcowe

  1. Polityka została przyjęta na mocy zarządzenia Właściciela i wchodzi w życie z dniem 10.06.2019r. Zmiana treści Polityki może nastąpić w takim samym trybie.
  2. Wszelkie odstępstwa od Polityki wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
  3. Prawem właściwym dla Polityki jest prawo Rzeczypospolitej Polskiej.
  4. W sprawach nie uregulowanych w Polityce stosuje się odpowiednie przepisy prawa.
Save settings
Cookies settings