Zjawisko Shadow IT – jak się chronić?

Zjawisko Shadow IT

Pracownicy zaangażowani w życie firmy, starają się maksymalnie wykorzystać czas, by realizować wyznaczone cele biznesowe, m.in poprzez zwiększenie swojej produktywności. Z racji coraz powszechniejszego dostępu do rozwiązań chmurowych, jesteśmy przyzwyczajeni do regularnego poszukiwania nowych aplikacji i narzędzi. Często nabywamy je pod wpływem impulsu lub pod pretekstem testów, nie uwzględniając zgody i ich weryfikacji ze strony organizacji. Takie zjawisko znane jest pod nazwą Shadow IT. Dlaczego decydujemy się na oprogramowanie, którego nasza firma nie zatwierdziła? W jakim stopniu utrudnia to zarządzanie zasobami i zapewnienie bezpieczeństwa w organizacji?


Co to jest Shadow IT

Shadow IT jest zjawiskiem, którego w opinii Gartnera (firma badawczo-doradcza) głównymi elementami są “oprogramowanie i usługi poza własnością lub kontrolą organizacji”. Dotyczy to zarówno technologii, oprogramowania czy aplikacji. Do najbardziej obrazowych przykładów należą zasoby pracowników, zgromadzone w chmurze (np. dysk Google, Dropbox), prywatne konta e-mail wykorzystywane do kontaktów firmowych, oprogramowanie SaaS oraz urządzenia BYOD (ang. Bring-Your-Own-Device, m.in. wykorzystywanie prywatnych pendrive’ów do przenoszenia danych organizacji).

Dlaczego Shadow IT to problem

Większość firm działających w sieci przetwarza jakieś dane. Ich bezpieczeństwo od strony prawnej normuje ustawa RODO. Dodatkowe obostrzenia dotyczą tzw. branż regulowanych (np. sektor bankowy i służba zdrowia), które przetwarzają dane szczególnie wrażliwe, a ich wyciek może spowodować ogromne straty. Odpowiednia ochrona tych danych wymaga, by pracownicy przechowywali informacje tylko w formie kontrolowanej przez ich organizacje. Bezpieczeństwo klientów i ich zasobów może być zapewnione tylko w momencie, gdy dział IT wie, w jaki sposób i w którym miejscu gromadzone są te dane. 

Odrębny problem stanowi sytuacja, gdy pracownik część materiałów dotyczących pracy przechowuje w strefie cienia i nie udostępnia ich po swoim odejściu. W ten sposób może przyczynić się do zmniejszenia płynności oraz wydajności działu lub całej firmy. Shadow IT to poważna luka w strategiach cyberbezpieczeństwa – m.in poprzez brak dostępu do aktualnych danych lub plików niezgodnie z bieżącymi procedurami bezpieczeństwa zgromadzonymi w strefie cienia.

Jak sobie radzić z Shadow IT

Podobnie jak w przypadku innych zjawisk IT, odpowiedź będzie się różnić w zależności od profilu działalności organizacji oraz zakresu przetwarzanych danych wrażliwych. Możemy się spodziewać, że banki podejdą do tego zagadnienia bardzo rygorystycznie, a mikro i małe przedsiębiorstwa wypracują swoje procedury – adekwatne do potrzeb bezpieczeństwa firmy. Poniżej znajduje się kilka zasad, od których powinna zacząć każda organizacja, by zabezpieczyć się przed zjawiskiem Shadow IT.

  • Stworzenie systematyki informacji

Chodzi o podstawowy podział danych na publiczne (ogólnodostępne) i poufne. Proces tworzenia takiego rozróżnienia, wymaga opracowania zbioru wytycznych na temat tego, kto i kiedy może użytkować dane. Przykład – dostęp do numerów identyfikacyjnych jest ściśle określony procedurą, a dostępy przyznaje kierownictwo. Jednocześnie nieformalne notatki ze spotkań, pracownicy mogą wymieniać między sobą poprzez rozwiązania chmurowe.

  • Sprawdzenie stanu Shadow IT w organizacji

Działy IT powinny kontrolować to, w jaki sposób dane wrażliwe są przetwarzane w organizacji oraz jak można nimi bezpiecznie zarządzać. W gromadzeniu informacji, mogą pomóc dostępne na rynku narzędzia, zarówno technologiczne (dedykowane oprogramowanie), jak i rozwiązania miękkie, np. ankieta pracownicza. 

  • Edukacja i szkolenia

Technologia nieustannie się rozwija i będzie powodować kolejne komplikacje dotyczące bezpieczeństwa. Dlatego należy edukować pracowników na temat ewentualnych konsekwencji prywatnych, firmowych, finansowych i prawnych z perspektywy organizacji i personelu. Ważne, by przedstawić jasne zasady i wytyczne, w jaki sposób powinny być przetwarzane dane.

  • Dostarczenie odpowiednich narzędzi 

Jeżeli Shadow IT w firmie wynika z operacyjnych potrzeb pracowników, należy rozważyć dostarczenie odpowiednich narzędzi dostosowanych do ich potrzeb (np. platformy / narzędzia do przetwarzania danych firmowych i dostępów). Wyjście naprzeciw ich oczekiwaniom może okazać się istotnym krokiem w poprawie cyberbezpieczeństwa firmy.

  • Oprogramowanie monitorujące

Jednym z rozwiązań, które umożliwią opanowanie Shadow IT, jest wdrożenie oprogramowania, które pozwala na zabezpieczenie danych przed negatywnym wpływem zjawiska. Pomoże utrzymać bezpieczeństwo organizacji i dotrzeć do źródeł nieautoryzowanego użycia sprzętu/ oprogramowania.

Podsumowanie

Organizacje IT są na etapie uczenia się i przyjmowania spójnej perspektywy na zjawisko Shadow IT w firmach. Kluczową rolę odgrywa tutaj praca u podstaw i systematyczne budowanie świadomości bezpieczeństwa wśród pracowników. Zrozumienie występowania zjawiska pozwala na jednoczesne zachowanie najwyższych standardów ochrony i zwiększenie wydajności operacyjnej. Należy również zrozumieć, że pracownicy zwykle stosują Shadow IT w celu zwiększenia wydajności pracy, a nie zwiększenia zagrożenia wobec firmy. 

Z perspektywy działów IT oraz zespołów ds. cyberbepieczeństwa, skalę zjawiska Shadow IT można zmniejszyć poprzez regularną aktualizację zabezpieczeń, wprowadzenie odpowiedniego sprzętu oraz oprogramowania, określenie procedur dostępowych, czy weryfikacji ruchu sieciowego w firmie. Jednocześnie istnieją rozwiązania, które kompleksowo pomagają sprawdzać i nadzorować nieautoryzowane użycie sprzętu i oprogramowania w organizacji.


Powiązane artykuły

Ta strona korzysta z ciasteczek aby świadczyć usługi na najwyższym poziomie, dalsze korzystanie ze strony oznacza, że zgadzasz się na ich użycie. View more
Cookies settings
Akceptuję
Polityka Prywatności i Plików Cookies
Privacy & Cookies policy
Cookie name Active

§1 Postanowienia ogólne

  1. Polityka prywatności i wykorzystywania plików cookies w serwisie internetowym https://logsystem.pl (dalej: „Polityka”) została stworzona i przyjęta przez LOG Systems Sp. z o.o., ul. Ślężna 104/16, 53-11 Wrocław, REGON 301305927, KRS 0000345703.
  2. Terminy użyte w Polityce oznaczają:
    1. Serwis – serwis internetowy https://logsystem.pl;
    2. Użytkownik – podmiot korzystający z publicznie dostępnego Serwisu;
    3. Właściciel – LOG Systems Sp. z o.o., ul. Powstańców Śląskich 9, 53-332 Wrocław, REGON 301305927, KRS 0000345703;
    4. Cookies – pliki tekstowe, wysyłane przez Serwis i zapisywane na urządzeniu końcowym Użytkownika, z którego Użytkownik korzysta podczas przeglądania stron internetowych. Pliki zawierają informacje niezbędne do prawidłowego funkcjonowania Serwisu. Cookies najczęściej zawierają nazwę domeny serwisu internetowego, z którego pochodzą, czas ich przechowywania na urządzeniu końcowym oraz numer;
    5. RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U. L 119 z 4.5.2016) wraz z polskimi przepisami o ochronie danych osobowych.
  3. Celem Polityki jest w szczególności:
    1. udzielenie Użytkownikom informacji dotyczących wykorzystywania Cookies w Serwisie, wymaganych przez przepisy prawa, w tym Prawa telekomunikacyjnego;
    2. zapewnienie Użytkownikom ochrony prywatności w zakresie odpowiadającym standardom i wymogom określonym w obowiązujących przepisach prawnych.
  4. Właściciel ogranicza zbieranie i wykorzystywanie informacji dotyczących Użytkowników do niezbędnego minimum, wymaganego do świadczenia na ich rzecz usług.
  5. W celu uzyskania pełnego dostępu poprzez Serwis do treści i usług oferowanych przez Właściciela, wskazane jest zaakceptowanie zasad wynikających z Polityki.
  6. Zastosowanie mają m.in. następujące przepisy prawa:
    1. ustawa z dnia 16 lipca 2004 roku Prawo telekomunikacyjne (Dz. U. 2017.1907 t.j. ze zm.);
    2. ustawa z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. 2017.1219 t.j. ze zm.);
    3. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U. L 119 z 4.5.2016) wraz z polskimi przepisami o ochronie danych osobowych.

§2 Ochrona prywatności i danych osobowych

  1. Dane dotyczące Użytkowników przetwarzane są przez Właściciela zgodnie z przepisami prawa. Uzyskane przez Właściciela dane osobowe Użytkowników przetwarzane są na podstawie udzielonej przez Użytkownika zgody lub wystąpienia innej przesłanki uprawniającej do przetwarzania danych według przepisów, w szczególności Rozporządzenia.
  2. Właściciel dokłada szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności zapewnia, aby dane te były:
    1. przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla Klientów i innych osób, których dane dotyczą;
    2. zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami;
    3. adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane;
    4. prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane;
    5. przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane;
    6. przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych,
  3. Właściciel stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do charakteru, zakresu, kontekstu i celów przetwarzania oraz ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.
  4. Właściciel dąży do systematycznego unowocześniania stosowanych informatycznych, technicznych i organizacyjnych środków ochrony tych danych, w szczególności Właściciel zapewnia aktualizacje informatycznych środków ochrony pozwalającą na zabezpieczenie przed wirusami, nieuprawnionym dostępem oraz innymi zagrożeniami, płynącymi z funkcjonowania systemu informatycznego oraz sieci telekomunikacyjnych.
  5. Każdemu Użytkownikowi, który w jakikolwiek sposób udostępnił Właścicielowi swoje dane Właściciel zapewnia dostęp do danych i korzystanie z innych praw osobom, których dane dotyczą, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, w tym osobom tym przysługuje:
    1. prawo wycofania zgody w sprawie przetwarzania danych osobowych;
    2. prawo do informacji dotyczących ich danych osobowych;
    3. prawo do kontroli przetwarzania danych, w tym ich uzupełniania, uaktualniania, prostowania, usuwania;
    4. prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania lub do ograniczenia przetwarzania;
    5. prawo do skargi do organu nadzoru i korzystania z innych środków prawnych celem ochrony swoich praw.
  6. Właściciel może przetwarzać dane osobowe w sposób zautomatyzowany, w tym poprzez profilowanie, na zasadach wynikających z Rozporządzenia. W takim przypadku celem działań Właściciela są cele marketingowe lub potrzeby personalizacji komunikatów wysyłanych do Użytkowników (w tym dopasowanie informacji do potrzeb lub oczekiwań Użytkownika). Użytkownik ma prawo sprzeciwu wobec takiego przetwarzania jego danych – sprzeciw ten może być wyrażony poprzez wysłanie wiadomości na adres Właściciela: iod@logsystem.pl.
  7. Osoba mająca dostęp do danych osobowych przetwarza je wyłącznie na podstawie upoważnienia Właściciela lub umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych i wyłącznie na polecenie Właściciela.

§3 Przetwarzanie danych osobowych

  1. Administratorem Państwa danych osobowych jest firma LOG Systems, z siedzibą we Wrocławiu, ul. Powstańców Śląskich 9, 53-332 Wrocław, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000345703, REGON: 301305927, NIP: 779-236-84-22,
  2. Państwa dane osobowe przetwarzane będą zgodnie z obowiązującym prawem w celach uzasadnionych związanych z prowadzoną działalnością, w tym do składania ofert, realizacji zamówień, wystawiania rachunków i faktur, zawierania i realizacji umów, prowadzenia rekrutacji pracowników oraz innych wynikających z przepisów obowiązującego prawa.
  3. Przysługuje Państwu prawo dostępu do treści danych oraz ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo sprzeciwu, zażądania zaprzestania przetwarzania i przenoszenia danych, jak również prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie oraz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego. W sprawie ochrony Państwa danych osobowych prosimy o kontakt pod adresem e-mail: iod@logsystem.pl
  4. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do realizacji celów określonych w §3 pkt. 2. W przypadku niepodania danych nie będzie możliwa ich realizacja.
  5. Dane udostępnione przez Państwa będą podlegały udostępnieniu podmiotom trzecim w zakresie niezbędnym do prawidłowego i zgodnego z prawem prowadzenia współpracy handlowej. Odbiorcami danych będą współpracujące z LOG Systems sp. z o.o.  banki, firmy ubezpieczeniowe, firmy kurierskie, firmy prowadzące usługi IT na rzecz firmy LOG Systems sp. z o.o. a także instytucje upoważnione z mocy prawa.Na podstawie udzielonej przez Państwa zgody dane mogą być przekazywane naszym Partnerom Handlowym, czyli podmiotom współpracującym z LOG Systems sp. z o.o.
  6. Dane udostępnione przez Państwa nie będą podlegały profilowaniu.
  7. Administrator danych nie ma zamiaru przekazywać danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
  8. Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów wynikających w §3 pkt. 2. oraz z obowiązujących przepisów prawa. Po tym okresie dane zostaną usunięte ze zbioru.

§4 Cookies

  1. Cookies identyfikuje Użytkownika, co pozwala na dopasowanie treści witryny, z której korzysta, do jego potrzeb. Zapamiętując jego preferencje, umożliwia odpowiednie dopasowanie skierowanych do niego treści, w tym reklam. Właściciel stosuje Cookies, aby zagwarantować odpowiedni standard wygody Serwisu, a zebrane dane są wykorzystywane jedynie wewnątrz firmy w celu optymalizacji działań.
  2. Cookies wykorzystywane są w celu:
    1. dostosowania zawartości Serwisu do preferencji Użytkownika;
    2. optymalizacji korzystania z Serwisu, w szczególności poprzez rozpoznawanie urządzenia końcowego Użytkownika,
    3. tworzenia statystyk,
    4. utrzymania sesji Użytkownika,
    5. dostarczania Użytkownikowi treści reklamowych.
  3. Cookies mogą być zamieszczane w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu.
  4. Zebrane dane służą do monitorowania i sprawdzenia, w jaki sposób Użytkownicy korzystają z Serwisu, aby usprawniać funkcjonowanie Serwisu zapewniając bardziej efektywną i bezproblemową nawigację.
  5. Należy pamiętać, że w niektórych przypadkach, niezależnych od Właściciela, oprogramowanie zainstalowane przez Użytkownika na urządzeniu końcowym, służące do przeglądania stron internetowych (np. przeglądarka internetowa) wprowadza domyślne przechowywanie Cookies w urządzeniu końcowym Użytkownika. Użytkownicy mogą dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących Cookies. Ustawienia te mogą zostać zmienione między innymi w taki sposób, aby blokować automatyczną ustawienia Cookies bądź informować o ich każdorazowym zamieszczeniu w urządzeniu końcowym Użytkownika. Informacje szczegółowe w tym zakresie dostępne są w ustawieniach i instrukcjach dotyczących oprogramowania (przeglądarki internetowej).
  6. Użytkownik w każdej chwili ma możliwość wyłączenia lub przywrócenia opcji gromadzenia cookies poprzez zmianę ustawień w przeglądarce internetowej.
  7. Zmiana ustawień stanowi wyrażenie sprzeciwu, który w przyszłości może spowodować utrudnienia w korzystaniu z Serwisu. Całkowite wyłączenie opcji przyjmowania Cookies nie będzie oznaczać braku możliwości przeglądania treści zamieszczanych w Serwisie z zastrzeżeniem tych, do których dostęp wymaga logowania.
  8. Niedokonanie zmiany ustawień oznacza, że dane będą zamieszczone w urządzeniu końcowym Użytkownika (korzystanie z Serwisu będzie powodować automatyczne zamieszczanie Cookies w urządzeniu końcowym Użytkownika).
  9. Przechowywane dane zamieszczone w urządzeniu końcowym Użytkownika nie powodują zmian konfiguracyjnych w urządzeniu końcowym Użytkownika lub oprogramowaniu zainstalowanym w tym urządzeniu.
  10. Informacje dotyczące Cookies mają zastosowanie również do innych podobnych technologii stosowanych w ramach Serwisu.

§5 Postanowienia końcowe

  1. Polityka została przyjęta na mocy zarządzenia Właściciela i wchodzi w życie z dniem 10.06.2019r. Zmiana treści Polityki może nastąpić w takim samym trybie.
  2. Wszelkie odstępstwa od Polityki wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
  3. Prawem właściwym dla Polityki jest prawo Rzeczypospolitej Polskiej.
  4. W sprawach nie uregulowanych w Polityce stosuje się odpowiednie przepisy prawa.
Save settings
Cookies settings