Ochrona sygnalistów to temat, który każdy przedsiębiorca w Polsce powinien już zgłębić, aby przygotować się do wdrożenia odpowiednich procedur w swojej firmie. Według Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i rady (UE) 2019/1937 o ochronie sygnalistów z dnia 23 października 2019 r., każdy kraj członkowski będzie miał obowiązek wprowadzić i stosować regulacje związane z odpowiednim sygnalizowaniem uchybień i nieprawidłowości w bezpieczny dla sygnalisty sposób. Co w takim razie powinien wiedzieć przedsiębiorca zanim Dyrektywa na stałe wejdzie w porządek prawny w Polsce? Jakie obowiązki na nim spoczywają? Poniżej kilka porad. 

Harmonogram wdrożenia wewnętrznych rozwiązań

Wspomniana Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) została stworzona w myśl dbałości o dobre interesy pracodawcy i przeciwdziałaniu niepożądanych zdarzeń, uchybień i przekroczenia prawa w przedsiębiorstwach. Już zimą 2021 roku, polscy przedsiębiorcy na mocy Dyrektywy o ochronie sygnalistów zobowiązani są do wdrożenia odpowiednich form ochrony sygnalistów i przekazywania informacji.  

Firmy zatrudniające 250 i więcej pracowników oraz podmioty z sektora publicznego mają obowiązek wdrożyć odpowiednie rozwiązania do 17 grudnia 2021 r. Mniejsi przedsiębiorcy, zatrudniający od 50 do 249 pracowników, mają czas na wdrożenie odpowiednich procedur ochronnych do 17 grudnia 2023 r. W praktyce oznacza to nie tylko zastosowanie wytycznych Dyrektywy, ale też działań zgodnych z Ustawą o ochronie sygnalistów, która cały czas jest w przygotowaniu.

Kiedy powstanie Polska Ustawa o ochronie sygnalistów?

Na ten moment (30 lipca 2021), Fundacja Batorego przekazała informację, że otrzymała odpowiedź z Ministerstwa Rozwoju, Pracy i Technologii w ramach wniosku o dostęp do informacji publicznej. Wcześniej, Fundacja wystosowała pytania dotyczące postępu prac nad Dyrektywą o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Obecnie, Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii pracuje nad przygotowaniem odrębnej ustawy dedykowanej ochronie sygnalistów. W drugim kwartale 2021 r. projekt ustawy ma być poddany konsultacjom publicznym.

Jak przygotować się na nową dyrektywę?

W ramach oficjalnie opublikowanej Dyrektywy PE i Rady 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, tzw. dyrektywa o sygnalistach, nakłada na państwa członkowskie obowiązek jej wdrożenia. Niemniej ten unijny akt prawny odnosi się do ogólnych warunków, jakie przedsiębiorca musi spełnić w celu zapewnienia ochrony sygnalistom. Nie wspomina się w nim o konkretnych działaniach. Szczegółowe narzędzia może za to wspomnieć krajowy ustawodawca, chociaż niekoniecznie tak musi być. Dlatego to na przedsiębiorcy będzie spoczywać obowiązek wdrożenia takich narzędzi, które będą spójne z unijnymi wytycznymi.

W chwili obecnej, na podstawie samego aktu unijnego możemy jednak określić kluczowe i zarazem minimalne treści nowych wymogów. Mamy tu na myśli zarówno tworzenie odpowiednich kanałów i regulacji umożliwiających swobodne zgłaszanie naruszeń, jak i zapewnienie ochrony sygnaliście, który tego zgłoszenia dokonał.

Warto też przypomnieć, że sygnalistą jest osoba pracująca w sektorze prywatnym lub publicznym, która uzyskała informacje na temat naruszeń w związku z pracą w danym przedsiębiorstwie (sprawdź Kim jest sygnalista?). W myśl nowych regulacji, pracodawca ma obowiązek wprowadzić ochronę sygnalistów, niezależnie czy chodzi o sektor publiczny (gminy, urzędy), czy o prywatne podmioty. 

Pracodawca wdraża odpowiednie kanały i procedury raportowania w myśl dyrektywy o ochronie sygnalistów, np. odpowiedni program informatyczny lub skrzynkę mailową. 

Nowe obowiązki dla pracodawców

Przepisy dyrektywy jasno określają obowiązki pracodawcy względem ochrony sygnalistów. Należą do nich między innymi: 

• konieczność stworzenia bezpiecznych kanałów informacji,
• wdrożenie kompleksowych procedur, np. postępowań wyjaśniających,
• ustanowienie ochrony przed działaniami odwetowymi i represją. 

Zatem do obowiązków pracodawcy należeć będzie zapewnienie możliwości anonimowego zgłaszania uchybień i nieprawidłowości. Dodatkowo musi on zadbać o ochronę samego sygnalisty. Aby odpowiednio wdrożyć Dyrektywę, a następnie Ustawę o ochronie sygnalisty, na przedsiębiorcę nakładane są różnego rodzaju wytyczne. Są to między innymi: 

• stworzenie nowych procedur zgłaszania naruszeń,
• stworzenie systemów zabezpieczeń dla zachowania anonimowości sygnalisty,
• utworzenie odrębnego kanału informowania,
• powołanie odpowiedniej osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń,
• przygotowanie procedur do przeprowadzania postępowań wyjaśniających.

Czynności te wymagać będą gruntownej analizy regulaminów obowiązujących w danej firmie i znormalizowania procedur postępowania. 

W ramach wdrożenia Ustawy o ochronie sygnalisty, pracodawca musi zdawać sobie sprawę z faktu, iż wprowadzone procedury mają mieć wymiar realny, a nie tylko czysto formalny. W związku z tym niezbędne mogą okazać się szkolenia pracowników w zakresie ich nowych uprawnień. 

Wdrożenie wewnętrznych systemów sygnalizowania

Ochrona sygnalistów w Polsce daje jednak pewną swobodę działania przedsiębiorców w zakresie doboru kanałów informacyjnych, wyboru osoby przyjmującej zgłoszenia, a także sposobu informowania. Według najnowszych informacji dotyczących wdrożenia Dyrektywy o ochronie sygnalistów, przedsiębiorca może na drodze wewnętrznych regulaminów stworzyć system informowania na podstawie ogólnie dostępnych środków przekazu.

Istnieje możliwość również zaproponowania innego rodzaju rozwiązania, o ile jest on w zasięgu i kompetencji danego przedsiębiorstwa. Należy nadmienić, że dowolność we wdrożeniu wewnętrznych systemów sygnalizowania opiera się na określonych w dyrektywie i ustawie standardach. 

Kanały zgłaszania naruszeń

Dyrektywa o ochronie sygnalistów pozostawia pracodawcy wybór sposobu zgłaszania. Na ten moment możemy wyróżnić m.in. kanały cyfrowe takie jak: 

• dedykowany system informatyczny,
• dedykowana skrzynka e-mail,
• infolinia.

Jeśli w standardach danego przedsiębiorstwa funkcjonuje regulacja nakładająca obowiązek korzystania z papierowych form informowania, sygnalizowanie może odbyć się za pomocą: 

• notatek,
• oficjalnych pism,
• anonimowych zgłoszeń na piśmie.

Obecny brak jednoznacznej ustawy o ochronie sygnalistów pozwala na większą swobodę w podejmowaniu decyzji co do kanałów informacyjnych. Należy jednak śledzić zmiany, aby uniknąć niezgodności z prawem.

Ochrona sygnalistów – przygotowania najlepiej rozpocząć teraz

Już niebawem ochrona sygnalistów nie tylko w Polsce, ale i w całej Unii Europejskiej, zostanie sformalizowana. Co więcej, pozostaje coraz mniej czasu do wdrożenia polskiej ustawy. Przedsiębiorcom nie ułatwia sprawy fakt, że wciąż pozostaje w przygotowaniu i póki co nie istnieje chociażby jej projekt, z którym można się zapoznać. 

Zgodnie z harmonogramem prac, już wkrótce ma zostać poddana konsultacjom społecznym. Być może będzie to moment, w którym rzeczywista ochrona sygnalistów w Polsce zacznie przybierać realne kształty, co pozwoli odpowiednio się przygotować do podjęcia odpowiednich kroków. Warto w tym celu śledzić następujące strony:

1. sygnalista.pl
2. Strona Ministerstwa Rozwoju, Pracy i Technologii

Opcjonalnie możesz skontaktować się z firmą, która już pracuje nad systemem informatycznym, mającym na celu zapewnienie zgodnej z prawem ochrony sygnalistów. Wspólnie będziecie wdrażać kanały informowania, pozostające zgodne z nowymi przepisami prawa. Otrzymasz tam również wsparcie ekspertów, którzy są na bieżąco z tworzącym się systemem ochronnym dla sygnalistów. Warto trzymać rękę na pulsie.

Pełny tekst Dyrektywy dostępny w linku.