Trudno wyobrazić sobie w dzisiejszych czasach przedsiębiorstwo, które nie wykorzystuje oprogramowania komercyjnego w codziennych działaniach. Zawdzięczamy to dynamicznemu rozwojowi i dostępności nowych technologii. Choć cyfrowe narzędzia są na wyciągnięcie ręki, firmy nadal borykają się z problemem niedopasowanego do organizacji oprogramowania. Taki stan można zmienić, wprowadzając zarządzanie oprogramowaniem (SAM) do firmy. Jak SAM odpowiada na współczesne wyzwania pojawiające się w biznesie oraz w jaki sposób wpływa na redukcję kosztów i zwiększenie bezpieczeństwa IT?

Sprawdź Software Assets Management w LOG System

Zarządzanie oprogramowaniem SAM – zmniejszenie kosztów

Koszty oprogramowania w firmie, mogą stanowić główne obciążenie finansowe działu IT. Mądre zarządzanie oprogramowaniem, wdrożenie praktyk Software Assets Management (SAM), pozwala zredukować te koszty nawet o kilkanaście procent. Wykorzystanie SAM, na równi z wirtualizacją zasobów, to jedno z najskuteczniejszych rozwiązań na znalezienie oszczędności, które nie będą zakłócały procesów firmowych. Wprowadzając m.in. standardy obsługi cyklu życia oprogramowania w organizacji, można świadomie kontrolować koszty wynikające np. z niedopasowanej liczby licencji do liczby i profilu działania pracowników.  

Budowanie świadomości na temat oprogramowania w firmie dzięki SAM, pozwala na dobranie realnej liczby i rodzaju narzędzi cyfrowych do potrzeb organizacji oraz dostosowanie procesów do wykupionych licencji. Takie podejście przynosi szereg korzyści:

• pracownicy otrzymują narzędzie z oprogramowaniem o określonych parametrach,
• powstaje działający proces zakupu, odnawiania i rezygnacji z licencji,
• działania pochłaniające zbyt dużo zasobów (np. czas, finanse) zostają usunięte z procesu,
• określone zostają warunki, w których można korzystać ze wsparcia oprogramowania,
• pojawia się możliwość prognozowania kosztów licencyjnych.

SAM a wydatki na oprogramowanie

Wdrożenie zarządzania oprogramowaniem (SAM) nie tylko pozwala na analizowanie obecnych i przyszłych kosztów zakupionych licencji. SAM pomaga zmienić system planowania w taki sposób, by optymalizować ilość posiadanych licencji (zakup niezbędnych, eliminacja przestarzałych oraz bezużytecznych) i monitorować ich wykorzystanie w czasie. Oprogramowanie, które jednemu pracownikowi przestaje być potrzebne, może okazać się kluczowym narzędziem dla drugiego.

SAM może być źródłem oszczędności w następujących obszarach:

• zapewnienie pracownikom licencji podstawowych,
• dopasowanie liczby licencji do aktualnych potrzeb firmy,
• przenoszenie licencji pomiędzy stanowiskami według aktualnego zapotrzebowania,
• optymalizacja licencji migracyjnych,
• ograniczenie kosztów z nieudokumentowanych licencji – pełen spis i monitoring licencji płatnych,
• audyt dostawców oprogramowania (zmiany regulaminów i cennika),
• monitoring zgodności oprogramowania z wykorzystywanym w firmie systemem,
• przywracanie licencji (wynikające z zarządzania umowami i przedłużeniem okresu zakupu licencji).

Ograniczenie ryzyka z SAM

Ograniczenie ryzyka jest możliwe poprzez zwiększenie kontroli w zarządzaniu oprogramowaniem (SAM). Do najczęstszych błędów wynikających z niewłaściwego zarządzania należą m.in. posiadanie niechcianych narzędzi cyfrowych, którym brakuje wsparcia, nieautoryzowane instalacje, luki bezpieczeństwa w oprogramowaniu wynikające z niewłaściwego zarządzania aktualizacjami oraz nieprawidłowości w kontroli dostępu.

Zwiększenie kontroli nad licencjami i ich wykorzystaniem wymaga systemu monitorowania i raportowania zdarzeń. SAM z powodzeniem może być wykorzystany do sprawdzenia, czy oprogramowanie jest używane zgodnie z wymogami licencji. Zapewnienie zgodności z umowami pozwala na zmniejszenie ryzyka wynikającego z naruszenia warunków licencji oraz wewnętrznego regulaminu. Dodatkowy element, który łatwiej wychwycić w ramach SAM, to dokładny monitoring oprogramowania, które ma stwierdzone luki w zabezpieczeniach lub chętnie wybierane jest jako obiekt ataku. W kwestii zapewnienia cyberbezpieczeństwa oprogramowania i zapobiegania incydentom, zaleca się w firmach utworzenie rejestru autoryzowanego oprogramowania, które dzięki SAM wpływa na wzrost bezpieczeństwa IT w firmie. Warto również zwrócić uwagę na możliwość dokonania z SAM skutecznej inwentaryzacji, dzięki której określona zostanie liczba oraz rodzaj poprawek do systemu zabezpieczeń.

Techniki ograniczenia ryzyka z SAM

W celu zwiększenia bezpieczeństwa IT w organizacji, warto wykorzystać poniższe techniki stosowane w zarządzaniu oprogramowaniem (SAM):

1. Utrzymanie katalogu autoryzowanego oprogramowania – elementy w katalogu powinny być wstępnie sprawdzane i zatwierdzane z punktu widzenia zarówno funkcjonalności, jak i bezpieczeństwa firmy.
2. Wprowadzenie formalnego procesu żądania oprogramowania – zbudowanie i zautomatyzowanie procesu żądania oprogramowania, które obecnie nie znajduje się w katalogu.
3. Proces zabezpieczenia przed instalacją nowego oprogramowania – narzędzia w katalogu oprogramowania przed ich włączeniem powinny zostać sprawdzone przez eksperta ds. bezpieczeństwa.
4. Monitoring i proces usunięcia luk lub oprogramowania niedozwolonego – narzędzia do zarządzania lukami w oprogramowaniu mogą skanować sieć i znajdować informacje o znanych lukach. Podobnie zarządzanie zasobami systemu i narzędzia do optymalizacji licencji mogą gromadzić dane o zapasach, rozpoznawać aplikacje i porównywać zainstalowane programy z listą zabronionego oprogramowania.
5. Monitoring i prowadzenie umów za pomocą narzędzi do zarządzania zasobami oprogramowania. Dzięki utrzymywaniu aktualnych umów licencyjnych, organizacje mogą zapewnić aktualizację oprogramowania i wdrażanie dostępnych poprawek.
6. Zarządzanie racjonalizacją oprogramowania – nadmiarowe i przestarzałe oprogramowanie w środowisku IT nie tylko podnosi koszty konserwacji i wsparcia, ale także zwiększa ryzyko związane z bezpieczeństwem. Korzystając z narzędzi do racjonalizacji aplikacji, można wyeliminować zbędne oraz przestarzałe oprogramowanie w swoim środowisku.
7. Optymalizowanie licencji pomaga określić, który pracownik oraz do jakich aplikacji potrzebuje dostępu. Zarządzanie użytkownikami, którzy opuszczają organizację lub przyjmują różne role, ma kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa i kontroli kosztów. Odpowiednie narzędzia mogą pomóc w znalezieniu i usunięciu bezczynnych użytkowników oraz umożliwiają ponowne zbieranie niewykorzystanych licencji.

SAM – podsumowanie

Software Assets Management jest zbiorem dobrych praktyk, które mają wpłynąć na poprawę zarządzania i optymalizację oprogramowania wykorzystywanego w przedsiębiorstwach. Odpowiednio zagospodarowane licencje pozwalają w racjonalny sposób nimi zarządzać i dostosowywać do potrzeb pracowników, jak i samej organizacji. Efektem tego działania jest zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa oraz minimalizacja możliwych kosztów poniesionych z tytułu używania nielegalnego oprogramowania. Jak pokazują ostatnie badania, blisko połowa firm (46%) korzysta z programów bez odpowiednich licencji, co w przeliczeniu daje wartość kar na poziomie globalnym około 415 mln USD (https://biznes.newseria.pl/news/firmy-traca-359-mld-dol,p107015329).

Sprawdź Software Assets Management w LOG Plus