Ochrona sygnalistów – Ustawa o Sygnalistach to unijna dyrektywa, której celem jest ochrona osób zgłaszających przypadki naruszenia prawa w miejscu pracy. Dotyczy ona zarówno organów publicznych, jak i pracodawców z sektora prywatnego. W związku z nowymi przepisami organizacje działające w granicach Unii Europejskiej – w tym także Polska – są zobowiązane do wprowadzenia określonych procedur ochrony w ściśle wyznaczonych terminach.

Kraje członkowskie UE mają obowiązek implementacji zapisów Ustawy o Ochronie Sygnalistów do 17 grudnia 2021 roku.

Czym grozi naruszenie zapisów Ustawy o Sygnalistach?

Za niedostosowanie się do nowych przepisów przewidziano określone sankcje karne. Szczególnie istotny z punktu widzenia przedsiębiorcy jest art. 60, poświęcony tym przypadkom, w których nie wdrożono odpowiednich procedur, umożliwiających sygnalistom zgłaszanie przypadków łamania prawa. Taki pracodawca podlega karze grzywny, ograniczenia wolności lub jej pozbawienia do 3 lat. Ten sam artykuł odnosi się do zastosowania odpowiednich procedur wobec niespełnionych wymogów określonych w ustawie.

Nowe przepisy nakładają potencjalne kary zarówno na przedsiębiorców, jak i sygnalistów. W przypadku tych pierwszych grożą one za:

• działania odwetowe wobec osoby ustalonej jako sygnalista;
• jakakolwiek forma utrudniania dokonania zgłoszenia;
• nieustanowienie odpowiednich procedur zgłaszania wewnętrznego;
• złamanie zasad zachowania poufności zgłaszającego.

Zgłaszający może zostać ukarany, jeśli:

• podał w zgłoszeniu nieprawdziwe informacje;
• publicznie ujawni informacje niezgodne z prawdą.

Konsekwencje niedostosowania się do nowych zapisów prawnych mogą być zatem bardzo poważne zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla pracowników – publicznych i prywatnych.

Co powinien określać wewnętrzny regulamin zgłoszeń dotyczących naruszeń prawa Unii?

W Ustawie określono również elementy regulaminu zgłoszeń, jakie pracodawca musi uwzględnić podczas jego ustalania. Szczególnie ważne są punkty dotyczące:

• podmiotu upoważnionego do przyjmowania zgłoszeń sygnalistów;
• metody przekazywania zgłoszeń;
• dodatkowej możliwości złożenia anonimowego zgłoszenia.

Obowiązkowe jest także określenie podmiotu, który zajmie się podjęciem konkretnych działań następczych. Może zająć się tym np. osoba jednocześnie uprawniona do przyjmowania zgłoszeń. Do jej powinności należeć będzie m.in.:

• skrupulatne weryfikowanie zgłoszeń;
• komunikowanie się z podmiotem określonym jako sygnalista i przekazanie mu informacji zwrotnej;
• uzyskiwanie dodatkowych informacji, gdy zajdzie taka konieczność.

Pracodawca lub wyznaczony do tego podmiot powinien poinformować sygnalistę o przyjęciu zgłoszenia. W większości przypadków firma lub urząd mają na to 7 dni. Wyjątkiem są sytuacje, w których osoba zgłaszająca nie określiła adresu, na który miałoby przyjść potwierdzenie.

Określony w Ustawie czas na przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej dot. podjętych działań wynosi 3 miesiące liczone od upływu 7 dnia od zgłoszenia.

Kanał dla zgłoszeń zewnętrznych

Do obowiązków pracodawcy należy także dostarczenie klarownych informacji w kwestii możliwości zgłoszeń do organów zewnętrznych. Należą do nich m.in. instytucje państwowe i jednostki organizacyjne UE. 

W związku z tym sygnalista będzie miał możliwość zgłoszenia nieprawidłowości nie tylko do pracodawcy, ale także do podmiotów spoza organizacji. Nie jest to jedynie kolejny etap procedury – zgłaszający może całkowicie pominąć kanał wewnętrzny i zgłosić naruszenie prawa bezpośrednio do zewnętrznej instytucji. Tego rodzaju przypadki rozpatrywać ma Rzecznik Praw Obywatelskich. 

Zgłoszenie z pominięciem wewnętrznych procedur nie będzie wiązać się z utratą możliwości ochrony, jakie przewiduje Ustawa o Sygnalistach. Zapewnia to zgłaszającym dodatkowe bezpieczeństwo.

Podsumowanie

Firmom i instytucjom publicznym zostało stosunkowo niewiele czasu na wdrożenie rozwiązań zgodnych z nową ustawą. Utworzenie nowych kanałów zgłaszania i zapewnienie sygnalistom ochrony to złożony proces, a kary za niedotrzymanie określonych przepisami terminów mogą być dotkliwe. By uniknąć konsekwencji nie ustanowienia odpowiednich procedur w organizacji, warto podjąć ostateczne kroki i decyzje związane z wdrożeniem konkretnych rozwiązań. 

Tym samym zapraszamy na spotkanie, podczas którego pokażemy jak w praktyce powinien wyglądać dobrze zbudowany kanał zgłaszania naruszeń oraz czego należy unikać i dlaczego nie wybierać rozwiązań wymagających logowania. Zaprezentujemy także jak wygląda i ile czasu zajmuje wdrożenie gotowego narzędzia z bezpiecznym kanałem dla sygnalistów.