Już 17 grudnia 2021 r. wejdzie w życie opisywana na naszym blogu dyrektywa o ochronie sygnalistów. W związku z tym instytucje publiczne i właściciele prywatnych przedsiębiorstw zobowiązani są do wdrożenia odpowiednich kanałów zgłaszania wewnętrznego. Jakie nowe możliwości otrzymuje sygnalista w firmie i w jaki sposób może prawidłowo dokonać zgłoszenia?

Kim jest sygnalista?

Sygnalistą określa się osobę zgłaszającą przypadki działań niezgodnych z prawem w danej organizacji. Dotyczy to przede wszystkim pracowników tych instytucji, urzędów czy przedsiębiorstw – byłych, przyszłych oraz aktualnych. 

Sygnaliści nie są jednoznacznie zdefiniowani prawnie – w ten sposób można określić każdy podmiot, który informuje odpowiednie organy o działaniach niezgodnych z prawem w danej organizacji. Istotne jest także ryzyko niekorzystnego wpływu na sytuację życiową zgłaszającego, np. w wyniku działań odwetowych pracodawcy. By zapobiec tego typu sytuacjom, sygnalista w zakładzie pracy ma być od tej pory objęty dodatkową ochroną.

Jakie możliwości ma sygnalista w zakładzie pracy?

Każda organizacja, która zatrudnia przynajmniej 50 pracowników, zobowiązana jest wdrożyć przejrzysty wewnętrzny system dla sygnalistów. Pracodawca musi też ujawnić szczegółowe informacje na temat jego funkcjonowania. System musi umożliwiać całkowicie anonimową komunikację ze zgłaszającym oraz bezpieczne przechowywanie i archiwizację zgłoszeń wraz z dokumentacją. Nowe przepisy zakładają ustanowienie podmiotu, który będzie zajmował się przyjmowaniem i weryfikacją zgłoszeń o nieprawidłowościach.

Co jednak w przypadku mniejszych firm i instytucji, których nie obowiązuje dyrektywa o ochronie sygnalistów? Jeśli nie istnieje kanał wewnętrzny, przez który sygnalista w firmie miałby możliwość zgłoszenia naruszenia prawa, do jego dyspozycji pozostaje kanał zewnętrzny.

W Polsce do weryfikacji zgłoszeń pochodzących z kanałów zewnętrznych wyznaczono Rzecznika Praw Obywatelskich.

Co jeśli zgłoszenie okaże się nieskuteczne?

W przypadku, gdy zgłoszenie – wewnętrzne lub zewnętrzne – nie przyniesie oczekiwanego rezultatu, sygnalista w firmie lub innego rodzaju organizacji ma prawo dokonać ujawnienia publicznego. Może zrobić to np. poprzez przekazanie informacji o złamaniu przepisów do mediów.

Istnieje jednak warunek – sygnalista musi wcześniej dokonać zgłoszenia zewnętrznego (lub wewnętrznego i zewnętrznego). Jeśli po upływie 3 miesięcy od otrzymania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia nie otrzymał on informacji zwrotnej o podjętych lub planowanych działaniach, może przekazać sprawę np. do telewizji lub prasy. Wyjątek stanowi sytuacja, w której zgłaszający ma podstawy, by sądzić, że naruszenie może zagrozić interesowi publicznemu.

Podsumowując, sygnaliści mają trzy możliwości zgłaszania nieprawidłowości w organizacji:

• zgłoszenie wewnętrzne – w przypadku firm i instytucji, które zatrudniają przynajmniej 50 pracowników;
• zgłoszenie zewnętrzne – możliwe w każdych warunkach;
• ujawnienie publiczne – gdy zgłaszający nie otrzyma informacji zwrotnej od organu przydzielonego do rozpatrywania zgłoszeń zewnętrznych w przeciągu 3 miesięcy, lub gdy nie zostaną podjęte żadne działania, lub gdy naruszenia zagrażają interesowi publicznemu.

Informacje podane w zgłoszeniach, a w szczególności w ujawnieniu publicznym, muszą być zgodne z faktycznym stanem rzeczy. Jeśli sygnalista nie zastosuje się do tego przepisu, musi liczyć się z poważnymi konsekwencjami prawnymi, które określono w ustawie.

Jak bronić się przed działaniami odwetowymi?

Implementacja dyrektywy o sygnalistach w swoim założeniu ma chronić zgłaszających przed działaniami odwetowymi. Zaliczają się do nich m.in.:

• wypowiedzenie umowy;
• obniżenie wypłacanego wynagrodzenia;
• zawieszenie pracownika;
• wstrzymanie awansu lub obniżenie stanowiska;
• procedury dyscyplinarne;
• groźby;
• działania, których celem jest utrudnienie pracownikowi znalezienia zatrudnienia w przyszłości.

Zastosowanie przez pracodawcę którejkolwiek z powyższych sankcji wiąże się ze złamaniem przepisów określonych w ustawie. Jeśli zgłaszający pracownik doświadczył działań odwetowych, może dochodzić swoich praw na drodze sądowej.

Dyrektywa o ochronie sygnalistów chroni zgłaszających

Powstanie nowych unijnych przepisów udowadnia, jak ważna jest ochrona sygnalistów. Ustawa, która wejdzie w życie już za kilka dni, zapewnia zgłaszającym nieprawidłowości pracownikom nowe prawa i daje im gwarancję bezpieczeństwa. Sygnalista ma do dyspozycji dwa kanały zgłoszeń, a jeśli jego działania nie przyniosą rezultatów, ma prawo do publicznego ujawnienia posiadanych przez siebie informacji. 

Jeśli pracodawca postanowi powziąć działania odwetowe, grożą mu sankcje prawne – kara grzywny, ograniczenie lub pozbawienie wolności do lat 3.

Bezpieczny kanał sygnalisty dostępny w LOG Plus

Odpowiadając na wymagania określone w Dyrektywie, wraz z zespołem naszych inżynierów wdrożyliśmy bezpieczny kanał sygnalisty. Należący do aplikacji LOG Plus kanał sygnalisty (dostępny w module Helpdesk Basic) to idealne rozwiązanie dla tych, którzy chcą spełnić niezbędne wymagania Dyrektywy o ochronie sygnalistów.

Kanał sygnalisty dostarczany przez LOG Systems to odrębna witryna, niezależna od aplikacji LOG Plus. Portal nie gromadzi żadnych danych i nie wymaga logowania – jest całkowicie bezpieczny. Nie musimy także martwić się o anonimowość dokonanego zgłoszenia. Status swojej sprawy sprawdzimy poprzez wykorzystanie jednorazowego tokena. Sygnalista może w każdym momencie sprawdzić status swojego zgłoszenia, uzupełnić braki lub sprawdzić na jakim etapie jest jego postępowanie. Zapytaj o kanał sygnalisty naszych specjalistów – kontakt.