XXI wiek to epoka informacji. Dane stały się najważniejszym zasobem współczesnego świata. Mówi się nawet, że są obecnie cenniejsze niż ropa. Nic więc dziwnego, że do najbardziej pożądanych umiejętności w organizacjach, należy zarządzanie danymi. Istotne z perspektywy bezpieczeństwa zasobów jest zarządzanie dostępem do danych. Wszystko przez potencjalne zagrożenia i wyzwania, które stwarzają nowe środowiska pracy – social media, aplikacje, rozwiązania chmurowe, czy praca zdalna. Jak więc stworzyć podstawy do efektywnego zarządzania dostępem do danych w firmie?

Zarządzanie dostępem do danych w firmach

Dzisiejszy biznes nie jest w stanie funkcjonować bez dynamicznie aktualizowanych danych. Zbudowana na nich wiedza rynkowa, przekłada się na realizację postawionych celów, podejmowanie decyzji i akcji. Nie bez powodu uważa się, że prawidłowy rozwój organizacji nie jest możliwy bez odpowiednio zweryfikowanych informacji rynkowych, które powinny być sprawdzane pod kątem:

• trafności / personalizacji,
• kompletności i dokładności,
• znaczenia dla organizacji i klientów,
• możliwości realizacji oraz wdrożenia w procesy .

Bez powyższych warunków może dojść do sytuacji, w której gromadzone dane są bezużyteczne lub wręcz szkodliwe. 

Dodatkowy problem stanowi to, w jaki sposób przydzielany jest dostęp do informacji i według jakich uprawnień poszczególni pracownicy je wykorzystują w realizacji codziennych obowiązków. Stąd wzrost znaczenia świadomości w temacie zarządzania zasobami i dostępami w organizacjach, z uwzględnieniem takich elementów, jak: planowanie, kontrolowanie i skuteczne dostarczanie danych do organizacji. 

Korzyści z zarządzania danymi

Wdrażanie procedur i weryfikacja stanu dostępu do danych oraz zarządzania informacjami w organizacji, może przynieść szereg korzyści dla firm. Do najważniejszych z nich należy zaliczyć:

• minimalizację błędów – odpowiednie zarządzanie danymi może zmniejszyć szkody powstałe, m.in. poprzez liczne kopiowanie, czy scalanie dokumentów,
• zwiększenie wydajności – jeśli Twoje dane są odpowiednio zarządzane, ich efektywność organizacyjna rośnie. W sytuacjach kiedy dane są niedokładne, niewłaściwie zarządzane lub podatne na błędy, mogą doprowadzić do marnotrawienia czasu i zasobów organizacji,
• poprawę jakości danych – zarządzanie pomaga poprawić jakość danych i dostęp do nich. Lepsze wyniki operacyjne uzyskuje się w firmach, gdzie szybki dostęp do właściwych danych, skraca proces decyzyjny,
• ochronę przed zagrożeniami – zarządzanie pomaga stworzyć procedury, dzięki którym ważne dane są stale monitorowane. Chroni to pracowników i firmy przed różnego rodzaju utratą danych, kradzieżami i naruszeniami.

Zarządzanie dostępem do danych – na co zwrócić uwagę

Organizacja, która zamierza ujednolicić zasady dostępu do danych, powinna zacząć od audytu, weryfikującego jakie dane są przetwarzane, kto ma do nich dostęp i dlaczego. Osoby na stanowiskach kierowniczych powinny mieć wgląd do większej ilości aplikacji i narzędzi niż pracownicy pierwszej czy drugiej linii. Należy przygotować również dostępy dla całych grup (działów), powiązanych zakresem wykonywanych obowiązków. W ten sposób, to co dla jednych będzie niezbędnym narzędziem pracy lub źródłem informacji szkoleniowych, dla drugich może być źródłem rozrywki, np. dostęp do serwisu YouTube. Ważne, by tworząc procedury zarządzania dostępem, kierować się wsparciem maksymalnej wydajności organizacji. Na co jeszcze należy zwrócić uwagę w zarządzaniu dostępem do danych?

• Stosowanie jasnych zasad i elastyczności w przyznawaniu dostępów

O wprowadzeniu zasad i procedur należy poinformować personel. Wiąże się to z koniecznością przeszkolenia zespołów na temat cyberbezpieczeństwa, dozwolonych i niedozwolonych praktyk. Drugą stroną medalu jest zachowanie elastyczności w zarządzaniu dostępami, ze względu na pojawiające się nowe stanowiska, awanse i niestandardowe potrzeby użytkownika wynikające z prowadzonych działań operacyjnych. Istnieje duże prawdopodobieństwo, że pracownik który został dobrze poinformowany o procedurach, będzie starał się spełnić wymagania dotyczące bezpieczeństwa. 

• Weryfikacja wykorzystywania prywatnych urządzeń pracowników w pracy

Przetwarzanie danych firmowych na prywatnych smartfonach wiąże się z dużym zagrożeniem dla danych. Począwszy od ataków przeprowadzonych za pomocą szkodliwego oprogramowania, po kradzież danych, np. z chmury publicznej. 

• Zarządzanie zespołami zdalnymi

Istnieje przekonanie, że zarządzanie bezpieczeństwem i dostępami byłoby prostsze, gdyby pracownicy funkcjonowali tylko w placówce organizacji. Ze względu na coraz powszechniejsze zjawisko pracy zdalnej oraz zleceń dla podwykonawców, niewiele firm ma możliwość uproszczenia procedur do pracy home office. Pracownikom działającym “na zewnątrz” należy zweryfikować jakość połączenia VPN, dostęp do aplikacji, przeprowadzić kontrolę dostępu, czy sprawdzić narzędzia antywirusowe wykorzystywane zgodnie z polityką bezpieczeństwa firmy. 

• Monitoring

Dział IT i bezpieczeństwa wie tyle o przyznanych dostępach i ich wykorzystaniu, ile sam jest w stanie sprawdzić. Istnieje małe prawdopodobieństwo, że jeden zbiór zasad będzie ostateczny i odpowiedni dla każdego przypadku. Im system bardziej złożony, tym większe ryzyko pojawienia się luk w procedurze. Stąd dobrym rozwiązaniem jest wprowadzenie narzędzia do monitoringu i analizy, które umożliwi nadzorowanie działań użytkowników – np. czy i w jaki sposób uzyskał dostęp do konkretnych danych lub czy naruszona została przepustowość sieci. 

Zarządzanie dostępem do danych – podsumowanie

Zarządzanie danymi i dostępami w organizacjach, może wiązać się z chaosem i początkowym zagubieniem podczas porządkowania plików DMS (ang. Data Management Solutions). Dobrym rozwiązaniem może okazać się wprowadzenie gotowych rozwiązań za pomocą zewnętrznej platformy do zarządzania danymi. Takie narzędzie umożliwia usystematyzowanie dostępów i uprawnień, jednocześnie czyszcząc, chroniąc, przechwytując oraz aktualizując dane w czasie rzeczywistym. Oprócz bezpośredniego wpływu na procedury bezpieczeństwa i zarządzania, platforma wpływa na ekonomię działu IT i organizacji poprzez automatyzację procesów oraz zwiększenie oszczędności czasowych, finansowych czy energetyczny. Dodatkową korzyścią jest możliwość zaangażowania powstałych wolnych zasobów (m.in. czas pracowników) w inne ważne projekty.