Zarządzanie zasobami IT w XXI wieku jest jedną z kluczowych kompetencji w rozwijających się organizacjach. Dynamika rynku IT oraz wdrażanie nowych technologii do organizacji, wymagają od firm optymalizowania pracy działu i procesów wewnątrz przedsiębiorstwa. Niezależnie od tego, czy bodźcem zmian są działania konkurencji, wdrożenia nowych metodologii, czy zmiana przepisów prawnych (np. RODO lub e-Privacy) organizacje natrafiają na konieczność optymalizacji zasobów IT. Jakie kroki w kierunku optymalizacji podejmuje Twoja firma?

Sprawdź moduły i funkcje w LOG System

Optymalizacja IT jako proces

Przetwarzanie ogromnych ilości informacji i zapewnienie płynności realizacji zadań w firmie wymaga podejmowania ciągłej optymalizacji zasobów IT (sprawdź Rola automatyzacji pracy IT).Podstawową informacją, szczególnie dla firm po raz pierwszy mierzących się z tym zagadnieniem, jest zrozumienie, że optymalizacja nie może być realizowana ani ad hoc, ani jednorazowo. Jest to ciąg procesów, uzależnionych od aktualnego stanu rynku i grupy docelowej firmy. W momencie gdy organizacja osiągnie pożądany poziom optymalizacji w obszarze IT, zaczyna się kolejna fala optymalizacji.

Managerowie, na których spoczywa odpowiedzialność za proces optymalizacji, mogą wspomóc się dedykowanymi narzędziami, wspierającymi ich w codziennej pracy. Tego typu rozwiązania, dzięki zastosowaniu automatyzacji i wprowadzaniu sztucznej inteligencji, pozwalają pracownikom skupić się na kluczowych problemach i ich rozwiązywaniu, zamiast tonąć w administracyjnych procesach.

Optymalizacja IT a finanse

Pierwszym elementem, z którym styka się organizacja w czasie optymalizacji IT, to racjonalizacja kosztów. Koszty inwestycji w rozwój technologii nie są niskie. Jednakże podejmowane decyzje nie powinny skupiać się na oszczędnościach, lecz na osiąganiu długofalowego zysku związanego z inwestycją. Kluczowym problemem, który można zaobserwować, to inwestowanie w technologie, która w krótkim okresie miałaby zastąpić niedobory związane z liczbą wykwalifikowanych pracowników lub brakiem innych zasobów. Należy pamiętać, że optymalizacja nie może odbywać się kosztem procesów i płynności działania firmy, np. brak realizacji zadań pilnych lub duplikacja rozwiązań problemów przez różne działy firmy.

Optymalizacja tempa realizacji projektu

Zajmowane miejsce na rynku i zaufanie ze strony klientów, jest m.in. uzależnione od tego, jak firma podeszła do efektywności i tempa realizacji usług. Istotnym elementem jest również poziom dostosowania do aktualnego zapotrzebowania biznesowego w danej branży oraz szybkość realizacji własnych projektów.

Pozytywnym aspektem tego typu optymalizacji, jest wdrażanie rozwiązań docelowo odpowiadających potrzebom klientów, a nie wprowadzaniu usług powstających na bazie trendów rynkowych. Przykładem może być wprowadzenie DevOps do organizacji jako formy “automatyzacji”, co można uznać za błąd rzeczowy i wykorzystanie niewiedzy klienta o procesach IT.

Bez dobrze zdefiniowanych procesów automatyzacja nigdy nie osiągnie swojego potencjału. W rzeczywistości zautomatyzowanie źle zaprojektowanych procesów, wspomaga jedynie pracę działów IT i pozwala im szybciej działać, ale niekoniecznie wpływa na realizowane projekty przez firmę. Skutkuje to jedynie dodatkową pracą, która nie przynosi oczekiwanych efektów.

Optymalizacja pod kątem użytkowników

Optymalizacja IT skupia się obecnie na dostosowaniu pracy i procesów do potrzeb użytkownika, czy też klienta końcowego (w przypadku organizacji z branży IT). Pod wieloma względami optymalizacja pod użytkownika końcowego wykorzystuje najlepsze koncepcje z optymalizacji finansowej oraz tempa pracy. Konsumenci są rzeczywiście gotowi zapłacić za rzeczy, które uznają za wartościowe. Pod uwagę brana jest również szybkość wykonania usługi. Jednak nie wtedy, gdy jakość produktów i usług wpływa na negatywne odczucia użytkownika.

Optymalizacja IT pod kątem użytkownika wyróżnia się perspektywą. Nie jest ona wewnętrzna (działanie firmy od środka) lecz zewnętrzna (wykorzystanie technologii z perspektywy konsumenta). Era cyfrowa zmusza firmy IT do optymalizacji pod odbiorców końcowych. Tradycyjny model handlu między przedsiębiorstwami nie jest tutaj wystarczający. W świecie nowych technologii model B2B jest równie istotny co B2C. To dlatego, że w sferze digitalowej sklep nigdy się nie zamyka.

Wsparcie w optymalizacji pod kątem użytkownika

W jaki sposób rozwiązania oparte na technologii zaspokoją potrzeby konsumentów? Pomocne są procesy z zakresu zarządzania usługami IT. System klasy ITSM z zachowaniem wysokiej jakości obsługi procesu może pomóc organizacjom w optymalizacji pod kątem użytkownika/klienta końcowego. Zarządzanie zdarzeniami jest sposobem na automatyzację rutynowych zadań operacyjnych. Aby jednak skutecznie zautomatyzować te zadania (rutynowe procesy operacyjne, np. incydent, zmiana itp.) powinny być one odpowiednio zaprojektowane. Projekty takich procesów muszą uwzględniać zarówno warianty optymalnych rozwiązań pod użytkownika, jak i błędów oraz jego niechcianych zachowań, w celu zmniejszenia lub wyeliminowania interwencji człowieka. W zamian funkcje te będą realizowane przez rozwiązania systemowe.

Podsumowanie

Optymalizacja to nieustanny proces, który wymaga elastycznego podejścia do rynkowych zmian. Dobry system ITSM jest w tym przypadku czynnikiem umożliwiającym bardziej efektywną pracę organizacji pod kątem zadowolenia klienta końcowego (sprawdź Trendy ITSM 2019). Dlatego warto zastanowić się, czy kroki które podjęła Twoja firma są odpowiednie i zadowalające zarówno dla organizacji, jej pracowników oraz użytkowników końcowych systemu.