Firmy zmagają się z problemem kontrolowania licznego sprzętu i oprogramowania. Największym wyzwaniem są aktualizacje i instalowanie nowych systemów, usterki i błędy. Dlatego też, aby poprawić efektywność i skuteczność pracy firmy, warto zapoznać się z najważniejszymi zasadami dotyczącymi zarządzania cyklem życia zasobów IT.
Co to jest zasób IT?
Zasoby IT to sprzęt i oprogramowanie połączone ze sobą komponentami sieciowymi. To niezależne elementy, które nie są w stanie działać bez siebie nawzajem. Sprzęt natomiast może składać się między innymi ze stacji roboczych, urządzeń sieciowych czy drukarek. Oprogramowanie zaś obejmuje licencje, instalacje i systemy operacyjne.
Co to jest zarządzanie zasobami IT?
Jak każdym zasobami, również i tymi z zakresu IT można zarządzać. Przy wdrożeniu prawidłowego modelu, wymiernie wzrasta sprawność i efektywność całej organizacji. Co składa się na zarządzanie zasobami IT? Jest to między innymi:
- inwentaryzacja sprzętu informatycznego – pozwala kontrolować dostępne zasoby i uniknąć zbędnych kosztów związanych z zakupem nowego sprzętu
- śledzenie i zarządzanie licencjami oprogramowania – jest ono niezbędne, aby uniknąć kar i kosztów związanych z audytem oprogramowania oraz odpowiednio zarządzać kosztami licencji
- aktualizowanie oprogramowania i zabezpieczanie go – zwiększa bezpieczeństwo organizacji poprzez dostęp do aktualnej wersji wspieranej przez producenta, informowanie o problemach, wirusach lub przestarzałych oprogramowaniach,
- wgląd do wszystkich komponentów dostępnych w organizacji – ułatwia kontrolowanie stanu sprzętu informatycznego w firmie: komputerów, serwerów, maszyn wirtualnych, drukarek, urządzeń USB oraz jakości połączenia internetowego.
6 etapów cyklu życia zasobów IT
Wybór prawidłowego modelu zarządzania zasobami IT wymaga wcześniejszej analizy ich cyklu życia. W tym aspekcie można wyróżnić 6 następujących etapów:
1. Zamówienie
Zamówienie sprzętu musi zostać poprzedzone analizą potrzeb i roli, jaką ma spełniać dany komponent. Sprawne zamówienie zasobów IT obejmuje między innymi:
- określanie specyfiki i charakterystyki potrzebnych urządzeń
- zgłaszanie zapotrzebowania ze strony pracowników
- automatyczne wysyłanie zgłoszenia do dostawcy sprzętu
- segmentację dostawców zgodnie ze specyfikacją i charakterystyką sprzętu.
2. Dostawa
Sprzęt musi zostać dostarczony do firmy w nienaruszonym stanie i możliwie krótkim czasie. Monitorowanie dostaw jest niezbędne między innymi do weryfikacji dostawców. Zbyt długi czas oczekiwania na zasoby IT może spowodować luki procesowe, które negatywnie odbiją się na efektywności całej organizacji. Na etap dostawy składa się:
- monitoring czasu dostawy od dostawców
- monitoring czasu dostawy z magazynu do oddziału
- rejestrowanie informacji o średnim czasie dostawy każdego sprzętu.
3. Sprzęt na stanie
Jest to etap, w którym dostarczone zamówienie należy wdrożyć i przygotować do użytku. Dobrą praktyką jest również posiadanie zapasowego sprzętu, który błyskawicznie pomoże w razie niespodziewanej awarii. Zarządzanie cyklem życia zasobami IT na stanie obejmuje:
- szczegółową inwentaryzację stanów magazynowych
- śledzenie statusów sprzętów będących na magazynie
- szczegółową specyfikację magazynowanych zasobów IT.
4. Sprzęt w użyciu
Monitorowanie zasobów IT będących w użyciu pomaga w zarządzaniu całą infrastrukturą informatyczną w organizacji i analizowaniu jej cyklu życia. Pozwala także określać terminy zbliżających się okresowych konserwacji i aktualizacji. Na etapie używania sprzętu IT aplikacja do zarządzania zasobami pomaga w:
- monitoringu urządzeń będących w użyciu
- określaniu średniego cyklu życia każdego komputera
- opisu statusu zużycia każdego zasobu IT
- powiadomienia o kończącym się cyklu życia.
5. Konserwacja i aktualizacja
Etap ten pozwala na wydłużenie czasu użytkowania sprzętu oraz na utrzymanie jego sprawności. Na tym etapie istotne jest:
- powiadomienie o nadchodzącym terminie konserwacji sprzętu
- zgłaszanie potrzeby aktualizacji oprogramowania do działu IT
- zgłaszanie profilaktycznej konserwacji.
6. Sprzęt zużyty lub brakujący
Umożliwia zachowanie ciągłości pracy poprzez monitoring braków magazynowych i uzupełnianie ich, a także oznaczanie zużytych komponentów. Ostatni etap dotyczy:
- informowania o konieczności uzupełnienia braków magazynowych
- przekierowywania do etapu “Zamówienie”
- integrowania z modułami “Na magazynie” i “W użyciu”, aby analizować cykl życia sprzętu
- oznaczania komponentów jako “Zużyte”, “Bliskie zużyciu” lub “Zapasowe”
- utylizowanie sprzętu, który nie nadaje się do dalszej pracy.
Jak zarządzać zasobami IT?
Najskuteczniejszym rozwiązaniem jest wdrożenie jednego systemu do zarządzania infrastrukturą informatyczną w firmie. To gwarancja oszczędności czasu, miejsca i pieniędzy, a wykorzystywanie jednej aplikacji jest wygodne i intuicyjne. Przykładowo, program LOG Plus przeznaczony do monitorowania sprzętu jest wyposażony w funkcje umożliwiające kontrolowanie wszystkich zasobów IT z poziomu jednej aplikacji. To olbrzymie udogodnienie dla osoby zarządzającej zasobami IT.
Jeśli poszukujesz narzędzia do zarządzania zasobami IT, skontaktuj się z nami. Chętnie zaprezentujemy Ci funkcje naszego rozwiązania i wskażemy, jak możesz je wykorzystać w swojej firmie.