Jak wynika z opracowania Gartnera, do końca 2023 roku ponad 90 proc. organizacji w sektorze IT branży infrastruktury i operacji (I&O), pracownicy będą w większości pracowali spoza biura. Tymczasem jedna trzecia badanych Polaków aktualnie pracuje zdalnie¹. Koniec pandemii jeszcze daleko przed nami. Mimo to już teraz dwie trzecie badanych deklaruje, że w przyszłości niechętnie będą wracali do biur na cały etat. Zamiast tego preferują model hybrydowy. Łączy on zalety pracy z domu z możliwością dbałości o kontakty międzyludzkie podczas pracy w biurze².

Część pracowników woli wyłącznie home office

Z kolei prawie jedna trzecia pracowników nie ma nic przeciwko home office w pełnym wymiarze³. Firmy starają się sprostać tym potrzebom. Okazuje się, że 55 proc. badanych przedsiębiorstw deklaruje zamiar umożliwienia wykonywania pracy zdalnej w różnym wymiarze godzin⁴. Jednak sporo będzie zależało od możliwości technologicznych i tego, w jaki sposób je wykorzystają. 

Rozwój technologii IT dla home office

Niezależnie od obranego kierunku i sposobu działania, rozwój systemów IT musi uwzględnić wymagania, które wynikają z rosnącej popularności home office. Pod koniec ubiegłego roku firma analityczno-badawcza Gartner przewidywała, że jednym z najważniejszych kierunków w 2021 roku będzie „Anywhere operations”. Dosłownie można to przetłumaczyć jako „Operacje z każdego miejsca”. W rezultacie praca zdalna i masowe przenosiny do chmury obliczeniowej będą kluczowymi trendami napędzającymi rynek infrastruktury IT przez najbliższe 12-18 miesięcy⁵. 

2020 jako rok wdrażania rozwiązań ad hoc 

Ubiegły rok był czasem wdrażania rozwiązań „na szybko” w sytuacji, która wymagała sprawnego działania. W tym roku, po zebraniu doświadczeń z 12 miesięcy pracy zdalnej, firmy będą usprawniały procesy informatyczne i optymalizowały ich działanie. Tak aby dostosować się do aktualnych potrzeb i zminimalizować wszelkie niedogodności. 

Na co firmy powinny zwrócić uwagę, podczas ewaluacji skuteczności działania systemów na potrzeby home office? 

1. Dobierz odpowiednie narzędzia IT 

Systemy IT mają przede wszystkim wspierać pracę zdalną, a nie ją utrudniać. Prawie 4 na 10 pracowników w Polsce uważa aplikacje do komunikacji z zespołem czy klientami za przydatne lub nawet niezbędne w pracy zdalnej. Z kolei co piąty sądzi to samo o rozwiązaniach opartych na chmurze obliczeniowej, służących do przechowywania i udostępniania plików online⁶. 

Nieodpowiednio dobrane narzędzia mogą utrudniać pracę zdalną lub wręcz hamować produktywność. Rozwijając technologię dla home office, wsłuchaj się w głos pracowników. Pozwoli Ci to zweryfikować, czy wszystkie wykupione aplikacje realnie wspierają firmę. Może to być przyczynek zarówno do optymalizacji procesów, jak i kosztów. 

2. Nie musisz zużywać papieru  

W ciągu ostatniego roku ponad 8 na 10 Polaków wykorzystywało zdalne kanały do komunikacji z firmami, sklepami czy organizacjami⁷. Papier w wielu firmach wciąż pozostaje podstawą działania, co powoduje trudności przy pracy zdalnej. Nic więc dziwnego, że do 2023 roku trzy piąte dużych firm w Polsce przeniesie do chmury systemy finansowo-księgowe⁸. Wszystko po to, aby usprawnić działania i zacząć prowadzić dokumentację w sieci.  

Dzięki elektronicznym usługom zaufania takim jak e-podpis czy e-identyfikacja, można podpisywać dokumenty zdalnie. Zarówno z pracownikami, jak i z kontrahentami i to bez konieczności wysyłania kuriera czy proszenia o przyjście do biura. Systemy typu ECM ułatwiają również prawidłową archiwizację plików. 

3. Zadbaj o bezpieczeństwo systemów IT   

Podczas pandemii dynamicznie rośnie liczba ataków hakerskich. To dowód na to, że cyberprzestępcy nie zawahają się przed niczym. W tej sytuacji systemy IT potrzebują jeszcze silniejszych zabezpieczeń niż wcześniej, połączonych ze stałym monitoringiem infrastruktury. Z tego względu dbałość o cyberbezpieczeństwo stała się priorytetem dla 88 proc. organizacji w Polsce⁹. 

4. Szkolenie pracowników w temacie cyberbezpieczeństwa

Liczne badania wskazują, że najczęstszą przyczyną wycieków danych czy złamania zabezpieczeń firmowych jest nieostrożność osób zatrudnionych. O ile w biurze łatwiej być przezornym, tak w pracy zdalnej staje się to trudniejsze. Prawie połowa pracowników wykorzystuje sprzęt służbowy nie tylko do czynności związanych z pracą. Do tego co czwarta osoba wyłącza szyfrowanie połączenia sieciowego na swoim urządzeniu w trakcie wykonywania obowiązków.  

VPN z kolei jest wykorzystywany tylko przez ⅔ firm¹⁰. Tymczasem konsekwencje nieostrożności mogą być ogromne. Szczególnie w branżach regulowanych, gdzie obowiązują ścisłe wytyczne prawne. Jest to kluczowe również dla firm, przetwarzających dane osobowe w zgodzie z przepisami RODO. 

5. Rosnące wyzwania dla infrastruktury IT 

Wyzwania stojące przed działami ds. bezpieczeństwa infrastruktury IT nieustannie rosną, co może zniechęcać pracodawców do podejmowania prób przeniesienia pracy do chmury. Ponad połowa badanych firm w Polsce sądzi, że korzystanie z rozwiązań w chmurze obliczeniowej może skutkować oszczędnościami na poziomie 5-15 proc.. Co więcej, migrację najczęściej inicjują dyrektorzy IT¹¹. Warto więc podążać za rekomendacjami firmowego specjalisty IT, aby zoptymalizować pracę spoza biura i zredukować jej koszty. 

^1,2,3 “Rynek pracy: rok z koronawirusem”, Gi Group, Grafton Recruitment, CBRE

_⁴ “Ocena nowej rzeczywistości na rynku pracy – perspektywa pracowników i pracodawców, Manpower Group, HRlink

⁵ Gartner Top 6 Trends Impacting Infrastructure & Operations in 2021, Gartner

⁶ Sondaż wśród osób aktywnych zawodowo, Nexera, InsightOut Lab

⁷ “Jak w warunkach nowej rzeczywistości Polacy korzystają z kanałów cyfrowych?”, EY Polska

⁸ “Chmura publiczna w Polsce”, Deloitte, ICAN

⁹ Ankieta wśród przedsiębiorstw działających w Polsce, Fortinet

¹⁰ “Ochrona danych osobowych w trakcie pracy zdalnej”, Krajowy Rejestr Długów, ChronPESEL.pl

¹¹“Chmura publiczna w Polsce”, Deloitte, ICAN