ZALOGUJ SIĘ 
Od 25 maja 2018 r. wszystkich pracodawców obowiązuje nowa ustawa o ochronie danych osobowych. RODO wprowadza istotne rozszerzenia dopuszczalnych form monitoringu pracowników. Czy Twój pracodawca ma prawo Cię śledzić? Jakie działania Ty, jako pracodawca, możesz podjąć? Czy monitoring to dzisiaj korzyść jedynie dla pracodawcy?
Pracodawca patrzy. Jakie formy monitoringu są dopuszczalne?
Przepisy wprost pozwalają na monitoring wizyjny oraz poczty elektronicznej. Do form niewymienionych wprost w ustawie zalicza się: monitoring aktywności pracowników w internecie, stosowanie GPS w samochodach służbowych, przeglądanie wiadomości tekstowych, czy nawet przeszukanie, o ile ma na celu zapobieganie wynoszenia mienia pracodawcy.
Nowa ustawa rozszerza zakres dopuszczalnych form monitoringu. Początkowo celem było usankcjonowanie wyłącznie monitoringu wizyjnego. Ostatecznie jednak rząd zdecydował się na rozszerzenie form niewymienionych wprost.
Monitoring pracowników – istotne zmiany
Obecnie standardowy czas przetrzymywania materiałów wideo to trzy miesiące. Po tym czasie należy zniszczyć materiał. Wcześniej nagrania mogły być gromadzone nawet do 10 lat.
Monitoring poczty elektronicznej sprowadza się do kontroli wyłącznie korespondencji służbowej. Pracodawca nie ma prawa przeczytać prywatnych wiadomości pracownika. Ta zasada ma zastosowanie nawet jeśli regulamin firmy zabrania używania sprzętu do celów prywatnych.
Legalny monitoring
Warto przypomnieć, kiedy monitorowanie pracy odbywa się w pełni legalnie. W przypadku kamer przemysłowych celem użycia musi być: zapewnienie bezpieczeństwa, ochrona mienia i kontrola produkcji, lub ochrona tajemnicy. Wcześniej główną wytyczną do stosowania kamer w miejscu pracy była kontrola pracy. Dziś już takiego zapisu nie znajdziemy.
Jeśli chodzi o monitoring poczty elektronicznej, jest on dozwolony w celu maksymalnego wykorzystania czasu pracy oraz kontroli właściwego użytkowania narzędzi pracy. Zaskakujący może być fakt, że ustawa nie wskazuje tajemnicy przedsiębiorstwa jako głównej przesłanki do kontrolowania korespondencji.
Co warto wiedzieć przed wprowadzeniem monitoringu?
W przypadku przeszukania ustawa mówi jasno, że nie może ona naruszać godności pracownika. Powinno być prowadzone przez osobę tej samej płci, w oddzielnym pomieszczeniu.
Zasady dotyczące wprowadzenia monitoringu powinny zostać zamieszczone w regulaminie pracy lub obwieszczeniu. Komunikat o podjęciu działań przez pracodawcę musi być wystosowany nie później niż dwa tygodnie przed rozpoczęciem monitoringu. Natomiast dzień przed uruchomieniem sprzętu pracodawca ma obowiązek odpowiednio oznaczyć teren.
Forma zawiadomienia pracowników jest dowolna. Tylko w przypadku nowo zatrudnionych konieczne jest poinformowanie ich o działaniach drogą pisemną.
Lepsza efektywność pracy dzięki monitoringowi
Warto pamiętać o zweryfikowaniu obowiązujących w Twojej firmie zasad monitoringu z przepisami nowej ustawy. Niewątpliwie można uznać to za krok w stronę dobrych praktyk. Monitoring stał się dla pracodawców narzędziem do zwiększania efektywności pracy. Legalnie stosowany pozwala: monitorować wydruki i strony www, blokować procesy i dostępy, wykonywać zrzuty ekranów, rejestrować pobierane dane, stany usług i obciążenia pracy RAM. Prawdą jest, że nie unikniemy obserwacji, lecz w chwili gdy mamy jej świadomość, możemy wykorzystać ją na swoją korzyść.
