Organizacje z roku na rok zyskują coraz większą świadomość ochrony danych osobowych. Rozporządzenie UE, które zaczęło obowiązywać od 25 maja 2018 roku sprawiło, że, firmy musiały całkowicie zmienić nawyki m.in. te związane z realizacją zatrudnienia. RODO pozostawiło sporo niesprecyzowanych, istotnych dla pracodawców kwestii związanych z przetwarzaniem danych pracowników. Czy w 2019 roku doczekamy się oczekiwanych wyjaśnień? A może pojawią się kolejne obowiązki?

Jak prawidłowo zbierać dane osobowe od kandydatów do pracy?

Przed 25 maja 2018 (RODO) żaden pracodawca nie miał wątpliwości, w jaki sposób zbierać dane – zazwyczaj do sporządzenia umowy wystarczał skan dowodu osobistego. Od momentu wprowadzenia Rozporządzenia, te praktyki stały się niedozwolone. Zmienił się m.in. format zgody w CV o czym pisaliśmy w “Zgoda na przetwarzanie danych osobowych w CV a RODO”. Nie określono również pożądanego wzorca zatrudnienia. Planowane na ten rok zmiany w Kodeksie Pracy określają już jasno, że dane od pracownika powinno się zbierać w formie oświadczenia.

Nowelizacja Kodeksu Pracy określa również, że zgoda osoby ubiegającej się o pracę może dotyczyć wszystkich danych przekazanych w aplikacji m.in. wizerunku. Od 2019 roku w systemie zarządzania i przetwarzania danych osobowych będą obowiązywać stałe pisemne upoważnienia do przetwarzania informacji personalnych.

Upoważnienia mają być stosowane wyłącznie w procesach przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych. W związku ze szczególnymi kategoriami, zostanie też dopracowany katalog danych osobowych. Jasno określony zakres informacji oraz forma ich zbierania pomoże firmom uniknąć kar (więcej na ten temat pisaliśmy “RODO – stać Cię na płacenie kar?”).

Nowe wyzwania związane z RODO

Rządowy projekt przygotowany przez Ministerstwo Cyfryzacji, ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679 (RODO) dotknie kilku kwestii pominiętych w Kodeksie Pracy. Zmienią się zasady w sprawie zakładowych funduszy świadczeń socjalnych (ZFŚS). Według art. 8 ustawy o ZFŚS, pracodawca może przetwarzać dane pracownika podane do świadczenia. Zgodnie z zastrzeżeniem RODO, dane te mogą być wykorzystane tylko i wyłącznie w celu przyznania świadczenia.

Nowe regulacje od 1 stycznia 2019 roku dotykają również:

1) sposobu i trybu doręczania informacji lub zawiadamiania o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej, w przypadku upływu okresu jej przechowywania,

2) sposobu wydawania kopii dokumentacji pracowniczej uprawnionym członkom rodziny.

Zmiany w przechowywaniu dokumentacji pracowniczej

W 2019 roku planowane zmiany w Kodeksie Pracy dotyczą także okresu, w jakim można przetrzymywać dane osobowe oraz zasad określania retencji danych. Jeszcze do niedawna okres ten wynosił 50 lat. Wprowadzone zmiany skracają go do 10 lat, co jest istotną zmianą. Czy zostaną zatwierdzone kodeksy postępowania, o których mowa w art. 40 RODO? Przekonamy się w ciągu tego roku.

Zmiana zaszła także w składzie akt pracownika, które dotychczas składały się z trzech części. Przede wszystkim dodano nową sekcję D, która odnosi się do ponoszonej przez pracownika odpowiedzialności porządkowej. Od 2019 roku akta osobowe pracownika będą składać się z następujących czterech części:

A) oświadczenia i dokumenty związane z ubieganiem się o pracę,

B) oświadczenia i dokumenty związane z zatrudnieniem oraz przebiegiem pracy,

C) oświadczenia i dokumenty odnoszące się do ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej,

D) oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem umowy.

Pracodawcy a nowe regulacje RODO

Większość omówionych zmian weszła w życie 1 stycznia 2019 roku. Pracodawcy na dostosowanie się do nowych regulacji prowadzenia i przechowywania dotychczasowej dokumentacji pracowników mają sześć miesięcy. Możemy mieć nadzieję, że firmy z kolejnym rokiem nauczą się jeszcze skuteczniej chronić nasze dane osobowe. Temat RODO nie zniknie, dopóki polscy przedsiębiorcy nie dostosują się do wprowadzonych zmian. Wraz z Rozporządzeniem należy zrewidować obowiązujące ustawy i sprawdzić, czy nie naruszają ochrony danych osobowych. Pozostaje tylko czekać, aż pojawią się kolejne nowości prawne.

Ochrona Danych Osobowych zgodna z RODO w LOG System